Deklaracja dostępności: kto musi ją mieć i co zawiera

Krótka odpowiedź: deklarację dostępności publikują wyłącznie podmioty publiczne, na podstawie ustawy z 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych. Musi być sporządzona według unijnego wzoru, opublikowana na stronie i poddawana przeglądowi co roku do 31 marca oraz niezwłocznie po każdej istotnej zmianie. Za brak deklaracji lub brak jej wymaganych elementów grozi kara do 5 000 zł, a za uporczywe niezapewnianie dostępności cyfrowej do 10 000 zł. Zwykła firma prywatna deklaracji dostępności nie publikuje. Ją obowiązują inne przepisy.

Wpisz w wyszukiwarkę deklarację dostępności, a zobaczysz generatory, wzory i setki podstron urzędów. Trudniej znaleźć odpowiedź na pytanie, które zadaje większość przedsiębiorców: czy to dotyczy również mnie. Zwykle nie, ale nie znaczy to, że temat dostępności można odłożyć. Poniżej rozdzielamy dwa światy, które w rozmowach mieszają się nagminnie.

Kto musi mieć deklarację dostępności

Ustawa z 4 kwietnia 2019 r. adresowana jest do podmiotów publicznych. Zalicza do nich jednostki sektora finansów publicznych, państwowe jednostki organizacyjne bez osobowości prawnej, osoby prawne utworzone w celu zaspokajania potrzeb o charakterze powszechnym i niekomercyjnym, związki tych podmiotów, a także niektóre organizacje pozarządowe realizujące zadania publiczne. W praktyce oznacza to urzędy, szkoły, przedszkola publiczne, szpitale, biblioteki, uczelnie, instytucje kultury i sporą część fundacji korzystających ze środków publicznych.

Jeśli prowadzisz spółkę, jednoosobową działalność albo sklep internetowy, ten obowiązek Cię nie dotyczy. Nie publikujesz deklaracji dostępności i nikt nie ma podstawy prawnej, aby jej od Ciebie żądać. To pierwsza rzecz, o którą pytają nas klienci przestraszeni mailem od firmy sprzedającej audyty.

Co musi zawierać deklaracja dostępności

Deklarację sporządza się w postaci dostępnej cyfrowo, według wzoru określonego w decyzji wykonawczej Komisji Europejskiej 2018/1523. Standardowy dokument zawiera:

• nazwę podmiotu publicznego i zobowiązanie do zapewnienia dostępności strony lub aplikacji;
• datę publikacji strony oraz datę jej ostatniej istotnej aktualizacji;
• status pod względem zgodności z ustawą: zgodna, częściowo zgodna albo niezgodna, wraz z wykazem treści niedostępnych i uzasadnieniem;
• datę sporządzenia deklaracji i informację o metodzie oceny, czyli samoocena albo audyt zewnętrzny;
• dane kontaktowe osoby odpowiedzialnej za dostępność cyfrową;
• informację o procedurze skargowej i o możliwości zwrócenia się do Rzecznika Praw Obywatelskich;
• informację o dostępności architektonicznej siedziby oraz o skrótach klawiaturowych na stronie.

Deklaracja umieszczona w pliku PDF, którego nie da się odczytać czytnikiem ekranu, jest błędem klasycznym. Dokument o dostępności musi być dostępny. Powinien być zwykłą podstroną, z jednym nagłówkiem pierwszego poziomu i poprawną strukturą treści.

Termin: do kiedy aktualizuje się deklarację

Przegląd i aktualizację przeprowadza się raz w roku, do 31 marca. Dodatkowo deklarację trzeba zaktualizować niezwłocznie po każdej zmianie na stronie, która wpływa na jej dostępność cyfrową, na przykład po wdrożeniu nowego szablonu, dodaniu formularza albo publikacji nagrań wideo. Data ostatniego przeglądu widnieje w treści deklaracji, więc każdy widzi, kiedy ostatni raz ktoś się tym zajmował.

Jakie są kary za brak deklaracji dostępności

Kary nakłada minister właściwy do spraw informatyzacji, po monitoringu prowadzonym cyklicznie. Nie ma tu automatu i mandatu za spóźnienie o tydzień. Jest za to publiczny raport, w którym widać, kto od lat ignoruje temat.

Jaki poziom WCAG obowiązuje podmioty publiczne

Załącznik do ustawy wymienia konkretne kryteria sukcesu WCAG 2.1 na poziomach A i AA. Sprowadza się to do rzeczy, które można sprawdzić w godzinę: kontrast tekstu wobec tła, opisy alternatywne obrazów, obsługa całej strony samą klawiaturą, widoczne zaznaczenie aktywnego elementu, etykiety pól formularzy powiązane z polem, napisy w nagraniach, poprawna hierarchia nagłówków, deklaracja języka strony i możliwość powiększenia treści do 200 procent bez utraty czytelności.

Firma prywatna: co zamiast deklaracji dostępności

Tu zaczyna się druga ustawa i największe nieporozumienie. Od 28 czerwca 2025 r. obowiązuje ustawa z 26 kwietnia 2024 r. o zapewnianiu spełniania wymagań dostępności niektórych produktów i usług przez podmioty gospodarcze, wdrażająca Europejski Akt o Dostępności. Obejmuje ona firmy oferujące konsumentom handel elektroniczny, usługi bankowe, telekomunikacyjne, transport pasażerski, e-booki i dostęp do mediów. Mikroprzedsiębiorcy świadczący usługi, czyli firmy poniżej 10 osób i poniżej 2 mln euro obrotu, są z obowiązków dotyczących usług wyłączeni.

Firma objęta tą ustawą nie publikuje deklaracji dostępności w rozumieniu przepisów z 2019 roku. Zamiast tego przeprowadza ocenę zgodności usługi i udostępnia informacje o dostępności swojej usługi, w zrozumiałej formie i więcej niż jednym kanałem sensorycznym, także w postaci elektronicznej spełniającej wymagania dostępności. Nazwy dokumentów są różne, cel ten sam: użytkownik ma wiedzieć, jak dostępna jest usługa i gdzie zgłosić problem. Szczegóły rozpisaliśmy w tekście o tym, kogo dotyczy Europejski Akt o Dostępności.

Deklaracja to skutek, nie cel

Najczęstszy błąd urzędów i szkół polega na potraktowaniu deklaracji jako zadania do odhaczenia. Powstaje dokument, w którym napisano, że strona jest częściowo zgodna, a lista treści niedostępnych rośnie z roku na rok. Deklaracja jest uczciwa, tylko nikt nic z nią nie robi. Tymczasem jej sens jest odwrotny: najpierw doprowadzasz stronę do zgodności, a deklaracja to opisuje.

Kolejność ma znaczenie także dlatego, że wykaz treści niedostępnych jest gotowym spisem zadań. Jeśli od trzech lat wpisujesz w nim te same skany dokumentów bez warstwy tekstowej i te same filmy bez napisów, sam wystawiasz sobie świadectwo. Przy monitoringu ten dokument czyta się pierwszy.

Jak sprawdzić stronę przed napisaniem deklaracji

Zanim zamówisz audyt, zrób cztery testy w pół godziny. Schowaj mysz i przejdź przez menu, formularz i przycisk wysyłki samym klawiszem Tab; jeśli nie widzisz, gdzie jesteś, masz błąd. Powiększ stronę do 200 procent i sprawdź, czy treść nie nachodzi na siebie. Wyłącz obrazki i zobacz, czy zamiast nich pojawiają się sensowne opisy. Otwórz najważniejszy dokument PDF i spróbuj zaznaczyć w nim tekst; jeśli się nie da, to skan, a nie dokument.

Te testy nie zastąpią pełnej analizy, ale wyłapią większość realnych problemów. Resztę pokaże audyt strony internetowej, po którym dostajesz listę poprawek uporządkowaną według wpływu na użytkownika. Jeśli po drodze okaże się, że strona wymaga przebudowy, warto od razu zbudować ją jako stronę internetową zgodną z WCAG, bo dostępność wpisana w projekt nic nie kosztuje, a doklejana do gotowego szablonu kosztuje zawsze.

Czego nie robić

Nie kupuj nakładki obiecującej zgodność po wklejeniu jednej linijki skryptu. Panel z suwakami kontrastu nie naprawi kodu, formularzy ani obsługi klawiaturą, a organizacje osób niewidomych od lat ostrzegają, że potrafi utrudnić pracę czytnikom ekranu. Nie kopiuj też cudzej deklaracji, podmieniając nazwę. Deklaracja opisuje stan Twojej strony, a nie strony sąsiedniego urzędu, i pierwszy kontroler to sprawdzi.

I nie zwlekaj do 30 marca. Przegląd deklaracji jest okazją, żeby raz w roku spojrzeć na stronę oczami osoby, która nie widzi ekranu albo nie może użyć myszy. Dla większości instytucji to najtańsza godzina pracy w całym roku.