Stała cena czy wycena indywidualna strony internetowej

Krótka odpowiedź: stała cena przenosi ryzyko przekroczenia czasu na wykonawcę i sprawdza się wszędzie tam, gdzie zakres da się opisać z góry, czyli przy zdecydowanej większości stron firmowych. Wycena indywidualna rozliczana za godziny ma sens tylko wtedy, gdy zakresu naprawdę nie da się zamknąć: przy integracjach z systemem, którego nikt jeszcze nie widział, albo przy projekcie, który zmienia się w trakcie. W obu przypadkach kluczowe jest jedno zdanie w ofercie, a nie sam model rozliczenia: co dokładnie mieści się w kwocie.

Ten tekst dotyczy wyboru modelu rozliczenia. Jeżeli zbierasz właśnie oferty i chcesz wiedzieć, co musi znaleźć się w każdej z nich oraz od kiedy wykonawca jest nią związany, opisaliśmy to osobno przy wycenie strony internetowej.

Czym różnią się te dwa modele

Stała cena, w umowach nazywana wynagrodzeniem ryczałtowym, oznacza jedną kwotę za opisany z góry zakres. Jeżeli wykonawca źle oszacował czas, to jego problem, o ile zakres się nie zmienił. Wycena indywidualna rozliczana za czas pracy oznacza stawkę godzinową albo dzienną i płacisz za faktycznie wykonaną pracę. Jeżeli praca zajmie o czterdzieści godzin więcej, płacisz za czterdzieści godzin więcej.

W praktyce spotyka się też trzeci wariant: kwota widełkowa, czyli "od 6 000 do 9 000 zł". To nie jest osobny model, tylko rozliczenie godzinowe z niezobowiązującą prognozą. Warto to sobie nazwać po imieniu przed podpisaniem umowy, bo dolna liczba z widełek zostaje w głowie klienta, a górna w kalendarzu wykonawcy.

W stałej cenie kupujesz przewidywalność, nie niską cenę

To najczęstsze nieporozumienie przy porównywaniu ofert. Stała cena bywa wyższa od godzinowej wyceny tego samego zakresu i to jest normalne, bo zawiera bufor na ryzyko. Wykonawca, który zobowiązuje się oddać stronę w 10 dni roboczych za konkretną kwotę, wlicza w nią to, że część projektów zajmie więcej czasu. Płacisz za to, że ta różnica nie jest już Twoim problemem.

Przy stronie firmowej ten bufor jest niewielki, bo praca jest powtarzalna. Struktura serwisu usługowego, formularz, podstrony oferty, wpięcie analityki i przygotowanie pod wyszukiwarkę to czynności, które wykonawca robił setki razy i wie, ile zajmują. Dlatego akurat w tym typie projektu stała cena nie jest ryzykowna dla żadnej ze stron. Nasz cennik stron internetowych działa dokładnie na tej zasadzie: powtarzalny zakres, znana z góry kwota, znany termin.

Kiedy stała cena wychodzi drożej

Bufor rośnie razem z niepewnością. Jeżeli projekt ma się integrować z systemem magazynowym, którego dokumentację widział ostatnio informatyk poprzedniego dostawcy, wykonawca ma dwie możliwości: doliczyć duży bufor albo rozliczać się za czas. Duży bufor oznacza, że w scenariuszu optymistycznym płacisz za pracę, która się nie wydarzyła.

Drugi przypadek to projekt, w którym sam nie wiesz jeszcze, czego chcesz. Stała cena wymaga zamkniętego zakresu, a zamknięty zakres wymaga decyzji. Jeżeli decyzji nie ma, każda zmiana staje się aneksem, a rozmowa o pieniądzach wraca co dwa tygodnie i psuje współpracę. W takiej sytuacji uczciwiej jest rozliczać się za czas albo najpierw kupić samą koncepcję jako osobne, małe zlecenie, a dopiero potem wycenić wykonanie ryczałtem.

Kiedy rozliczenie godzinowe wymyka się spod kontroli

Rozliczenie za czas pracy jest uczciwe w teorii i bywa kosztowne w praktyce, gdy brakuje trzech zabezpieczeń. Pierwsze to sufit, czyli kwota, po przekroczeniu której prace się zatrzymują do Twojej decyzji. Bez niego budżet nie ma granicy. Drugie to raport z podziałem na zadania, a nie jedna pozycja "prace programistyczne, 38 h". Trzecie to zasada, kto płaci za poprawki błędów wykonawcy, bo bez zapisu w umowie klient potrafi zapłacić za usuwanie usterek, które sam zgłosił.

Te trzy zapisy zamieniają rozliczenie godzinowe z otwartego rachunku w kontrolowany wydatek. Wszystkie trzy wpisuje się do umowy, nie do wyceny, dlatego warto przeczytać, co powinno znaleźć się w umowie na stworzenie strony internetowej, zanim zaakceptujesz stawkę godzinową.

Porównanie modeli

Trzeci model, o którym mówi się najmniej: strona w abonamencie

Obok dwóch powyższych funkcjonuje trzeci wariant: niska opłata wejściowa albo jej brak, a w zamian miesięczny abonament przez dwa lub trzy lata. Ma realne zalety, bo rozkłada wydatek i zwykle obejmuje utrzymanie oraz drobne zmiany. Ma też jedną cechę, którą trzeba sprawdzić przed podpisem: co dzieje się ze stroną po rezygnacji. W części ofert strona przestaje działać, bo stoi na infrastrukturze dostawcy i nie została Ci przekazana, a w części zostaje, ale bez możliwości edycji.

To nie jest zarzut wobec modelu, tylko pytanie, które trzeba zadać. Rozłożyliśmy je szczegółowo przy stronie internetowej w abonamencie. Prosta zasada: jeżeli po zakończeniu umowy nie zostaje Ci działający serwis i dostępy, nie kupujesz strony, tylko ją wynajmujesz. Obie rzeczy bywają rozsądne, ale są to dwa różne wydatki i nie należy porównywać ich po samej racie.

Jak porównać oferty w dwóch różnych modelach

Najtrudniejsza sytuacja przy zbieraniu ofert to trzy wyceny w trzech różnych modelach. Nie da się ich porównać po kwocie, więc sprowadź je do jednej listy pytań i wypełnij ją dla każdej z osobna.

1. Ile kosztuje całość do momentu uruchomienia. Przy rozliczeniu godzinowym poproś o prognozę godzin i policz sam, zamiast przyjmować widełki.
2. Co się dzieje, gdy dojdzie funkcja spoza zakresu. Aneks, stawka godzinowa czy odmowa do następnego etapu.
3. Ile kosztuje pierwszy rok po odbiorze. Do kwoty wykonania trzeba doliczyć domenę oraz miejsce na serwerze dla firmowej strony, a to wydatek rzędu kilkuset złotych rocznie niezależnie od tego, kto stronę zrobił. Oferta, która o tym milczy, nie jest tańsza, tylko mniej dokładna.
4. Kto jest właścicielem strony i domeny po zakończeniu. Jedno zdanie w ofercie, a rozstrzyga o wszystkim.
5. Ile kosztuje opieka po odbiorze i czy jest obowiązkowa. Warto rozdzielić te dwie rzeczy, bo opieka nad stroną internetową jest osobną usługą, a nie warunkiem działania tego, za co już zapłaciłeś.

Dopiero po wypełnieniu tej listy porównanie ma sens. W praktyce zmienia ono kolejność ofert zaskakująco często, bo najniższa kwota wejścia bywa najwyższym kosztem w perspektywie dwóch lat.

Od kiedy oferta wiąże i kiedy właściwie ją przyjąłeś

Niezależnie od modelu warto znać dwie zasady z Kodeksu cywilnego, bo rozstrzygają one sytuacje, w których strony różnie pamiętają ustalenia. Pierwsza: ofertą jest dopiero oświadczenie, które określa istotne postanowienia umowy (art. 66 § 1 kc). Slajd z samą kwotą, bez zakresu i terminu, nie jest ofertą i nie da się go egzekwować. Druga dotyczy wyłącznie relacji między firmami: odpowiedź na ofertę z zastrzeżeniem zmian, które nie zmieniają jej istotnie, uznaje się za przyjęcie oferty (art. 68[1] § 1 kc).

Praktyczny wniosek jest jeden i dotyczy każdego, kto negocjuje mailem. Zdanie "zgadzamy się, tylko dorzućcie jeszcze podstronę z opiniami" potrafi zawrzeć umowę, i to na warunkach z oferty powiększonych o Twoje zastrzeżenie. Jeżeli chciałeś tylko zapytać, napisz wprost, że to nie jest przyjęcie oferty i prosisz o skorygowaną wycenę. Kosztuje to jedno zdanie i usuwa cały spór, zanim powstanie.

Co wybrać w konkretnej sytuacji

Strona firmowa, wizytówka, serwis usługowy z formularzem, typowy sklep na gotowej platformie: stała cena. Zakres jest powtarzalny, więc bufor jest mały, a przewidywalność masz za darmo. Nie ma powodu, żeby przy takim projekcie brać na siebie ryzyko przekroczenia czasu.

Integracja z systemem księgowym lub magazynowym, przenoszenie katalogu z historią zamówień, funkcja, której nikt wcześniej nie robił: rozliczenie za czas z sufitem kwotowym albo dwuetapowo, czyli najpierw płatna analiza, potem ryczałt na wykonanie. Drugi wariant jest zwykle najlepszy dla obu stron, bo po analizie zakres da się zamknąć i stała cena przestaje wymagać dużego bufora.

Projekt, w którym firma nie ma jeszcze decyzji co do zakresu: najpierw decyzje, potem wycena. Zamawianie wykonania przed ustaleniem, co ma się na stronie wydarzyć, kończy się aneksami niezależnie od wybranego modelu rozliczenia. Piętnaście minut na odpowiedzi w briefie oszczędza tu zwykle kilka tygodni i kilka tysięcy złotych.