Jak zdobyć klientów do firmy sprzątającej: stałe umowy

Krótka odpowiedź: Klientów do firmy sprzątającej zdobywa się dziś trzema drogami naraz: profilem w Google z opiniami, który obsługuje zapytania lokalne, własną stroną z rozpisanym zakresem usług i formularzem wyceny, oraz bezpośrednim kontaktem z zarządcami nieruchomości i administracją budynków. Zlecenia jednorazowe przychodzą z pierwszych dwóch kanałów, a stałe umowy, na których naprawdę zarabia się w tej branży, prawie zawsze z trzeciego. Ulotki i portale ogłoszeniowe dają obrót, ale nie budują niczego, co zostaje.

W sprzątaniu jest pewna pułapka, w którą wpada większość nowych firm. Pierwsze zlecenia przychodzą łatwo, bo zawsze ktoś potrzebuje posprzątać mieszkanie po remoncie albo doczyścić kanapę. Problem w tym, że po roku takiej pracy firma nadal zaczyna każdy miesiąc od zera i nie ma ani jednego przychodu, na który mogłaby liczyć w kolejnym kwartale. Poniżej rozkładam na części to, jak wygląda przejście od pojedynczych zleceń do stałych umów, i co konkretnie trzeba mieć przygotowane, zanim zaczniesz o nie pytać.

Skąd naprawdę biorą się zlecenia na sprzątanie

Kanałów jest kilka i różnią się nie tyle skutecznością, ile tym, co zostaje po roku. Warto na nie patrzeć właśnie w ten sposób.

Największy błąd polega na traktowaniu tych kanałów jak listy do odhaczenia. Firma, która robi wszystko po trochu, wszędzie jest niewidoczna. Znacznie lepiej działa wybranie jednego segmentu, doprowadzenie go do stanu, w którym przynosi zapytania, i dopiero potem dokładanie kolejnego.

Zacznij od jednego segmentu, nie od wszystkich naraz

Sprzątanie mieszkań, sprzątanie po remoncie, stała obsługa biur, wspólnoty mieszkaniowe, hale produkcyjne i placówki medyczne to sześć różnych biznesów. Różnią się porą pracy, sprzętem, marżą, sposobem wyceny i tym, kto podejmuje decyzję. Klient indywidualny decyduje sam i w jeden wieczór. Zarządca budynku decyduje w kilka tygodni, po konsultacji z kimś jeszcze, i patrzy na zupełnie inne rzeczy.

Jeżeli dopiero zaczynasz, najszybciej zbudujesz obrót na sprzątaniu po remoncie i na sprzątaniu mieszkań, bo tam zapytanie przychodzi natychmiast i decyzja zapada od razu. Jeżeli chcesz przewidywalności, celuj w stałą obsługę biur i wspólnot, ale przygotuj się na to, że pierwsza umowa zajmie kilka miesięcy. Najrozsądniejsza kolejność jest właśnie taka: obrót z segmentu szybkiego finansuje czas potrzebny na wejście w segment stały.

Profil w Google to najtańszy kanał, jaki masz

Osoba, która potrzebuje posprzątać mieszkanie albo szuka firmy do biura, w ogromnej większości przypadków zaczyna od wyszukiwarki i od mapy. Wizytówka firmy w Google jest bezpłatna, a przy usługach lokalnych daje więcej telefonów niż jakikolwiek płatny kanał. Warunek jest jeden: musi być prowadzona, a nie tylko założona.

• Kategoria i zakres usług. Ustaw główną kategorię zgodnie z tym, na czym zarabiasz najwięcej, i wypełnij listę usług konkretnymi pozycjami, a nie hasłem sprzątanie.
• Zdjęcia własne. Sprzęt, ludzie w oznakowanej odzieży, efekty prac. Zdjęcia z banków zdjęć są od razu rozpoznawalne i nie budują zaufania.
• Opinie. To najsilniejszy pojedynczy czynnik w wynikach lokalnych. Proś o nie po każdym zakończonym zleceniu, najlepiej linkiem wysłanym tego samego dnia.
• Obszar działania. Wypisz dzielnice i gminy ościenne, bo dokładnie tak brzmią zapytania klientów.

Jeżeli nie masz jeszcze wizytówki, zacznij od niej, zanim wydasz złotówkę na cokolwiek innego. Rozpisaliśmy krok po kroku, jak dodać firmę do Google Maps, a osobno to, jak zdobyć opinie w Google bez naruszania regulaminu.

Jak dotrzeć do zarządców nieruchomości i administracji budynków

Tu leży pieniądz, którego nie widać w wyszukiwarce, bo zarządca rzadko wpisuje w Google firma sprzątająca. On zwykle pyta w swojej sieci kontaktów, przegląda oferty, które sam dostał, albo rozsyła zapytanie do kilku firm. To znaczy, że do tego klienta trzeba wyjść pierwszym, a nie czekać.

Zrób listę obiektów w swoim mieście, do których realnie dojedziesz: biurowce, budynki wspólnot, przychodnie, kliniki, szkoły językowe, salony samochodowe, hale magazynowe. Ustal, kto nimi administruje, bo w przypadku wspólnot i biurowców jest to zwykle firma zarządzająca, a nie właściciel. Potem wyślij ofertę, która odpowiada na pytania tej osoby, a nie na Twoje. Interesuje ją, czy obsługiwałeś obiekt podobnej skali, jaką masz sumę gwarancyjną w polisie OC, czy zespół przypisany do budynku będzie stały, jak wygląda procedura wydawania kluczy i co się stanie, jeżeli ktoś nie przyjdzie do pracy.

Po wysłaniu oferty ta osoba zrobi jedną rzecz: wpisze nazwę Twojej firmy w wyszukiwarkę. I to jest moment, w którym rozstrzyga się, czy dostaniesz zaproszenie do rozmowy. Jeżeli znajdzie tylko profil na Facebooku sprzed dwóch lat, oferta trafia do kosza niezależnie od stawki. Dlatego strona internetowa dla firmy sprzątającej nie jest w tej branży dodatkiem do marketingu, tylko elementem procesu sprzedaży, który i tak zachodzi.

Przetargi publiczne: kiedy mają sens dla małej firmy

Szkoły, urzędy, szpitale i spółki komunalne kupują sprzątanie w trybie zamówień publicznych i są to kontrakty długie oraz stabilne. Wejście w ten obszar wymaga jednak przygotowania, którego nie da się zrobić w tydzień.

Pierwsza rzecz to zatrudnienie. Art. 95 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych nakazuje zamawiającemu określić wymóg zatrudnienia na podstawie stosunku pracy osób wykonujących czynności, jeżeli ich wykonywanie polega na pracy w sposób określony w art. 22 paragraf 1 Kodeksu pracy. Sprzątanie pod nadzorem, w wyznaczonym miejscu i w wyznaczonych godzinach zwykle ten warunek spełnia, więc wymóg umów o pracę pojawia się w takich postępowaniach niemal zawsze, razem z opisem sposobu jego weryfikacji i sankcjami. Firma pracująca wyłącznie na zleceniach odpada tu na starcie.

Druga rzecz to zamówienia zastrzeżone. Art. 94 ust. 1 tej samej ustawy pozwala zamawiającemu ograniczyć krąg wykonawców do zakładów pracy chronionej, spółdzielni socjalnych oraz podmiotów, których głównym celem jest społeczna i zawodowa integracja osób społecznie marginalizowanych. W usługach porządkowych takie postępowania ogłaszane są regularnie. Jeżeli Twoja firma ma taki status, jest to jedna z najmocniejszych informacji, jakie możesz o sobie podać. Jeżeli nie ma, przynajmniej będziesz wiedzieć, dlaczego część ogłoszeń jest dla Ciebie zamknięta.

Obiekty o wyższych wymaganiach płacą lepiej

Najbardziej opłacalna nisza w sprzątaniu to ta, w której zwykła oferta nie wystarczy. Placówki medyczne są tu przykładem najlepszym. Art. 11 ust. 1 ustawy o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi nakłada na kierowników podmiotów leczniczych obowiązek podejmowania działań zapobiegających szerzeniu się zakażeń, a ust. 2 pkt 3 wymienia wśród nich opracowanie, wdrożenie i nadzór nad procedurami dekontaminacji, obejmującymi także powierzchnie pomieszczeń i urządzeń. Do tego dochodzi obowiązek prowadzenia kontroli wewnętrznej.

Praktyczny wniosek jest prosty. Kierownik przychodni odpowiada osobiście za procedurę, której wykonanie zleca firmie zewnętrznej, i musi umieć wykazać, że jest realizowana. Wykonawca, który rozumie podział na strefy czystości, używa osobnego sprzętu do stref, prowadzi karty wykonania prac i ma przeszkolony personel, rozmawia z tym klientem jego językiem i nie konkuruje już samą stawką. To samo dotyczy zakładów produkcji spożywczej, gabinetów kosmetycznych i obiektów, w których pracuje służba BHP pytająca o karty charakterystyki stosowanych środków.

Jak wycenić sprzątanie, żeby nie pracować za darmo

Pytanie o stawkę za metr kwadratowy pada przy każdym pierwszym kontakcie i jest jednocześnie najbardziej mylące. Ta sama powierzchnia biurowa sprzątana raz w tygodniu i sprzątana codziennie po siedemnastej to dwie różne usługi o różnym koszcie pracy.

Dlatego zamiast publikować jedną stawkę, lepiej wyjaśnić klientowi te czynniki i zbierać zapytanie w formie, którą da się wycenić bez wizyty. Formularz pytający o typ obiektu, metraż, liczbę sanitariatów, oczekiwaną częstotliwość, godziny prac i stronę odpowiedzialną za materiały pozwala odpowiedzieć ofertą tego samego dnia. To jest różnica między jednym dniem pracy na wycenę a piętnastoma minutami. Jak zbudować taki formularz, opisaliśmy w tekście o tym, jakie pola powinien mieć formularz zapytania ofertowego.

Bez ludzi nie weźmiesz większego kontraktu

To jest ograniczenie, o którym mówi się w tej branży najmniej, a które najczęściej zatrzymuje wzrost. Firma sprzątająca, która wygra obsługę biurowca i nie skompletuje zespołu w ciągu tygodnia, straci ten kontrakt w pierwszym miesiącu. Rotacja jest wysoka, a rekrutacja trwa dłużej, niż wynika z planów.

Dlatego rekrutację warto prowadzić równolegle ze sprzedażą, a nie po podpisaniu umowy. Zakładka z ofertami pracy na własnej stronie kosztuje raz i pracuje cały rok, w odróżnieniu od pojedynczych ogłoszeń w portalach. Podawaj w niej lokalizację obiektu, godziny, formę zatrudnienia i widełki wynagrodzenia, bo ogłoszenie bez stawki w tej branży po prostu nie działa. Pamiętaj też, że kandydat sprawdza pracodawcę tak samo, jak zarządca sprawdza wykonawcę, i zanim odpowie na ogłoszenie, zwykle zagląda tam, gdzie zbierane są opinie o pracodawcach i realnych zarobkach w branży. Warto wiedzieć, co tam o Tobie napisano, zanim zaczniesz rekrutację na większą skalę.

Czego nie robić

• Nie zaczynaj od obniżania stawki. W sprzątaniu marża jest wąska, a klient pozyskany najniższą ceną odejdzie do kogoś, kto zejdzie jeszcze niżej. Zamiast rabatu daj lepiej opisaną usługę i konkretne dowody wiarygodności.
• Nie opieraj całej firmy na portalu ze zleceniami. To dobry start, ale klient należy do platformy, a Ty konkurujesz tam wyłącznie stawką i nie budujesz własnej rozpoznawalności.
• Nie obiecuj terminów, których nie utrzymasz przy jednej nieobecności. Wiarygodność w tej branży buduje się miesiącami, a traci przy pierwszym niesprzątniętym poniedziałku.
• Nie inwestuj w ulotki zamiast w profil i stronę. Ulotka działa jeden dzień, podstrona usługi pracuje przez lata i z każdym miesiącem daje więcej zapytań.
• Nie zbieraj zapytań przez formularz z trzema polami. Imię, telefon i wiadomość dają zapytanie, na które nie da się odpowiedzieć niczym poza propozycją spotkania.

Jak zdobyć pierwszych klientów do firmy sprzątającej

Na starcie kolejność jest inna niż później, bo nie masz jeszcze ani referencji, ani opinii. Zacznij od uzupełnionego profilu w Google i od prostej strony z rozpisanymi usługami oraz obszarem działania, bo to jedyne dwie rzeczy, które będą pracować, gdy Ty jesteś na zleceniu. Pierwsze zlecenia weź tam, gdzie decyzja zapada od razu, czyli w sprzątaniu po remoncie i w mieszkaniach, i po każdym z nich poproś o opinię i o zgodę na wykorzystanie zdjęć efektów. Po kilkunastu takich zleceniach masz materiał, którego wcześniej nie miałeś: opinie, własne zdjęcia i pierwsze referencje. Dopiero z tym idź do zarządców i administracji budynków. Ta kolejność zajmuje zwykle trzy do sześciu miesięcy i jest znacznie krótsza niż próba zdobycia stałej umowy od pierwszego dnia. Więcej o pierwszych krokach napisaliśmy w poradniku o tym, jak zdobyć pierwszych klientów dla nowej firmy.

Co musi być gotowe, zanim zaczniesz pytać o zlecenia

Sprzedaż w tej branży rozbija się najczęściej nie o brak kontaktów, tylko o brak przygotowanych odpowiedzi. Zanim wyślesz pierwszą ofertę, miej rozpisany zakres usług z podziałem na osobne pozycje, opis sposobu wyceny, sumę gwarancyjną i zakres polisy OC, informację o formie zatrudnienia pracowników, referencje z typem i metrażem obiektu oraz opis procedury wydawania kluczy i poufności. Każdy z tych elementów powinien mieć swoje miejsce na stronie, żeby dało się go podlinkować w mailu zamiast tłumaczyć przez telefon.

U nas taki komplet jest częścią projektu, a nie dodatkiem: strukturę podstron usług, formularz wyceny i sekcję dowodów układamy razem z Tobą na podstawie krótkiego wywiadu. Zobacz, jak wygląda strona dla firmy sprzątającej w naszym standardzie i sprawdź cennik stron internetowych, jeżeli chcesz znać koszt z góry. Jeżeli masz już stronę, ale nie przynosi zapytań, zacznij od tego, co najczęściej ją blokuje, czyli od sposobów na zwiększenie ruchu na stronie.

Firma sprzątająca rośnie wtedy, gdy każdy miesiąc zaczyna się od przychodu, który jest już umówiony. Wszystko, co opisałem wyżej, prowadzi do tego jednego celu: zamiany zleceń, które trzeba za każdym razem zdobyć od nowa, na umowy, które trwają.