Strona internetowa dla firmy sprzątającej: oferta B2B, wycena sprzątania biur i wymagania z przetargów

To jest pierwsza decyzja projektowa i najczęściej popełniany błąd w tej branży. Strony firm sprzątających pisze się tak, jakby czytał je klient indywidualny szukający sprzątania mieszkania, tymczasem pieniądze w tej działalności robi stała umowa: biurowiec, wspólnota mieszkaniowa, hala produkcyjna, przychodnia, szkoła, sieć sklepów. Po drugiej stronie siedzi zarządca nieruchomości, kierownik administracji albo specjalista do spraw zakupów, czyli osoba, która ma podpisać zobowiązanie na dwanaście albo dwadzieścia cztery miesiące i będzie odpowiadać, jeżeli wybór okaże się zły. Taka osoba nie szuka najładniejszego zdjęcia mopa. Szuka odpowiedzi na trzy pytania: czy ta firma obsłużyła już obiekt podobny do mojego, czy ma czym pokryć szkodę, jeśli coś zniszczy, i czy jej ludzie nie znikną po dwóch miesiącach. Strona, która odpowiada na te trzy pytania w pierwszym ekranie, wygrywa z ładniejszą, która o nich milczy.

Jeżeli chcesz sprzątać w urzędzie, szkole, szpitalu albo w spółce komunalnej, wchodzisz w reżim zamówień publicznych i tam obowiązuje reguła, o której wiele małych firm dowiaduje się dopiero po odrzuceniu oferty. Art. 95 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych stanowi, że zamawiający określa w ogłoszeniu lub dokumentach zamówienia wymagania dotyczące zatrudnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie stosunku pracy osób wykonujących wskazane czynności, jeżeli ich wykonywanie polega na pracy w sposób określony w art. 22 paragraf 1 Kodeksu pracy. Sprzątanie pod nadzorem, w wyznaczonych godzinach i w wyznaczonym miejscu jest podręcznikowym przykładem takiej pracy, więc ten wymóg pojawia się w tych postępowaniach niemal zawsze. Art. 95 ust. 2 idzie dalej i nakazuje opisać sposób weryfikacji zatrudnienia oraz sankcje za jego brak. Praktyczny wniosek dla strony jest prosty: jeżeli zatrudniasz na umowę o pracę, napisz to wprost i pokaż jako przewagę, bo dla tego kupującego to nie jest deklaracja etyczna, tylko warunek formalny, którego duża część konkurencji nie spełnia.

Drugi przepis z tej samej ustawy otwiera segment, o którym warto wiedzieć, zanim zdecydujesz, jak opisać firmę. Art. 94 ust. 1 pozwala zamawiającemu zastrzec, że o zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy mający status zakładu pracy chronionej, spółdzielnie socjalne oraz inni wykonawcy, których głównym celem jest społeczna i zawodowa integracja osób społecznie marginalizowanych, w tym osób z niepełnosprawnościami i osób bezrobotnych. W usługach porządkowych takie postępowania są ogłaszane regularnie, bo to naturalny obszar zatrudnienia wspieranego. Jeżeli Twoja firma spełnia którykolwiek z tych warunków, jest to jedna z najmocniejszych informacji, jakie możesz umieścić na stronie, i zasługuje na własną podstronę, a nie na wzmiankę w stopce. Jeżeli nie spełnia, warto przynajmniej wiedzieć, dlaczego część ogłoszeń w Twoim mieście jest dla Ciebie zamknięta.

To jest najlepiej płatna część rynku porządkowego i jednocześnie ta, w której zwykła oferta sprzątania biur nie ma szans. Ustawa o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi w art. 11 ust. 1 nakłada na kierowników podmiotów leczniczych obowiązek podejmowania działań zapobiegających szerzeniu się zakażeń, a ust. 2 pkt 3 wymienia wśród nich opracowanie, wdrożenie i nadzór nad procedurami dekontaminacji, przy czym lit. b tego punktu kończy się wprost na dekontaminacji powierzchni pomieszczeń i urządzeń. Do tego ust. 2 pkt 6 nakazuje prowadzenie kontroli wewnętrznej w zakresie tych działań. Innymi słowy kierownik przychodni czy gabinetu zabiegowego odpowiada osobiście za procedurę, której wykonanie zleca Tobie, i musi umieć wykazać, że jest realizowana. Firma, która na stronie pokazuje, że rozumie podział na strefy czystości, że stosuje osobny sprzęt do stref, że prowadzi karty wykonania prac i że jej ludzie są przeszkoleni w zakresie dezynfekcji, rozmawia z tym klientem jego językiem. Firma, która pisze o dokładności i uśmiechu, nie dostanie nawet zaproszenia do wyceny.

Jedna zbiorcza lista usług jest wygodna dla Ciebie i bezużyteczna dla wyszukiwarki. Ludzie nie szukają firmy sprzątającej w ogóle, tylko konkretnej roboty, i wpisują ją dosłownie: sprzątanie biur, sprzątanie po remoncie, mycie okien, pranie wykładzin, czyszczenie tapicerki, doczyszczanie i krystalizacja posadzek, sprzątanie klatek schodowych, utrzymanie terenów zewnętrznych, odśnieżanie, sprzątanie hal produkcyjnych, dezynfekcja. Każda z tych pozycji ma inną cenę, inny sprzęt, innego odbiorcę i inny sezon, więc każda zasługuje na własną podstronę z opisem przebiegu prac, tym co wchodzi w zakres, i tym czego nie obejmuje. Ta konstrukcja daje dwie rzeczy naraz. Po pierwsze, każda podstrona odpowiada na całe zapytanie, więc wygrywa z ogólną stroną większego konkurenta. Po drugie, wymusza na Tobie rozstrzygnięcie, czego faktycznie nie robisz, a to oszczędza wyceny, które i tak skończyłyby się odmową.

Najczęstsze pytanie w tej branży dotyczy stawki za metr kwadratowy i jest jednocześnie pytaniem najbardziej mylącym. Ta sama powierzchnia biurowa sprzątana raz w tygodniu i sprzątana codziennie po godzinie siedemnastej to dwie różne usługi o różnym koszcie pracy. Na cenę realnie wpływa częstotliwość, godziny wykonywania prac, proporcja powierzchni biurowej do sanitariatów i ciągów komunikacyjnych, rodzaj posadzki, liczba stanowisk, obecność kuchni i sal konferencyjnych, to czy materiały eksploatacyjne, czyli papier, ręczniki i mydło, są po Twojej czy po stronie klienta, oraz czy w cenie jest okresowe mycie okien i doczyszczanie. Zamiast publikować jedną stawkę, która i tak będzie nieprawdziwa, wyjaśnij na stronie te czynniki i pokaż, jak wygląda Twoja kalkulacja. Klient biznesowy nie oczekuje ceny z automatu, oczekuje dowodu, że ktoś umie policzyć to uczciwie i nie zmieni zdania w trzecim miesiącu umowy.

Formularz z polami imię, telefon i wiadomość generuje zapytania, na które nie da się odpowiedzieć niczym poza propozycją spotkania, a to oznacza jeden dzień pracy handlowej na jedną wycenę. Zbuduj go tak, żeby po jego przeczytaniu można było wysłać ofertę tego samego dnia. Pytaj o typ obiektu z listy wyboru, metraż, liczbę kondygnacji i sanitariatów, oczekiwaną częstotliwość, preferowane godziny prac, planowany termin startu, to po czyjej stronie mają być materiały eksploatacyjne oraz czy usługa ma obejmować także mycie okien i tereny zewnętrzne. Dodaj możliwość załączenia rzutu albo zdjęć. Taki formularz jest dłuższy, więc wypełni go mniej osób, ale wypełnią go dokładnie ci, którzy naprawdę zamawiają, a każde zapytanie będzie warte odpowiedzi. W usługach dla firm to zamiana ilości na jakość, która niemal zawsze się opłaca.

Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej nie jest w sprzątaniu obowiązkowe z mocy prawa, ale praktycznie żaden zarządca i żaden dział zakupów nie podpisze umowy bez niego, bo Twoi ludzie pracują w cudzych pomieszczeniach, przy cudzym sprzęcie i często poza godzinami pracy klienta. Ryzyko zalania serwerowni, zarysowania posadzki żywicznej albo uszkodzenia sprzętu jest realne i wyceniane. Dlatego samo słowo ubezpieczeni na stronie nie działa. Działa konkret: rodzaj polisy, suma gwarancyjna, informacja o rozszerzeniu o szkody w mieniu powierzonym oraz o odpowiedzialność za pracowników i podwykonawców, a przy większych kontraktach gotowość do podniesienia sumy na potrzeby danej umowy. To jedno zdanie z liczbą robi na kupującym większe wrażenie niż cała galeria zdjęć, bo dokładnie o tym rozmawia on później ze swoim przełożonym.

Anonimowe opinie w stylu bardzo polecam, pani Kasia jest dokładna, nie mają w segmencie firmowym żadnej wartości, bo kupujący nie wie, czy dotyczą sprzątania trzypokojowego mieszkania, czy pięciu tysięcy metrów biura. Referencja, która działa, ma trzy elementy: typ obiektu, skalę i czas trwania współpracy. Zapis w rodzaju budynek biurowy w centrum, około dwóch tysięcy metrów kwadratowych, serwis dzienny i sprzątanie wieczorne, współpraca od 2023 roku, mówi wszystko, czego kupujący potrzebuje, i nie wymaga podawania nazwy klienta, na którą często nie masz zgody. Jeżeli zgodę masz, warto poprosić o krótki list referencyjny z podpisem i wystawić go jako plik do pobrania, bo to dokument, który da się dołączyć do oferty przetargowej. Osobno prowadź opinie w profilu Google, ale nie myl ról: opinie budują zaufanie klienta indywidualnego, referencje wygrywają kontrakty.

Firma sprzątająca dostaje coś, czego nie dostaje żaden inny dostawca: klucze albo karty dostępu do pustego budynku poza godzinami pracy, a razem z nimi wgląd w biurka, dokumenty i sprzęt. To jest prawdziwy powód, dla którego wybór wykonawcy trwa tak długo, i jednocześnie temat, którego prawie żadna strona w tej branży nie porusza. Opisz więc procedurę wprost: jak wydajesz i ewidencjonujesz klucze, czy pracownicy pracują w oznakowanej odzieży z identyfikatorem, czy zespół przypisany do obiektu jest stały, kto nadzoruje prace, jak wygląda protokół przekazania i odbioru oraz czy podpisujesz zobowiązanie do zachowania poufności. Dodaj informację o tym, jak przetwarzasz dane w związku z dostępem do pomieszczeń, bo przy obiektach z danymi osobowymi klient i tak będzie potrzebował umowy powierzenia. Ta sekcja nie sprzedaje wprost, ale usuwa dokładnie tę obawę, która najczęściej blokuje decyzję.

Klient przemysłowy i zarządca dużego obiektu patrzą na wyposażenie, bo od niego zależy, czy jesteście w stanie obsłużyć powierzchnię w wyznaczonym oknie czasowym. Wymień więc sprzęt konkretnie: szorowarki i maszyny jednotarczowe, odkurzacze piorące i ekstraktory, myjki ciśnieniowe, wózki serwisowe z podziałem na strefy, systemy mopów płaskich. Przy chemii napisz, że pracujecie na profesjonalnych preparatach dozowanych z kart i że dysponujecie kartami charakterystyki stosowanych środków, bo to dokument, o który pyta służba BHP klienta. Osobno potraktuj mycie okien i elewacji, gdzie wchodzą prace na wysokości, wymagające odpowiednich uprawnień, sprzętu i badań lekarskich pracowników. Wielu wykonawców zbywa ten temat jednym zdaniem, a to właśnie prace na wysokości i doczyszczanie posadzek są usługami o najwyższej marży, po które klient wraca poza stałą umową.

W usługach porządkowych wzrost ogranicza dziś nie brak zleceń, tylko brak rąk do pracy i rotacja. Firma, która wygra duży kontrakt i nie skompletuje w tydzień zespołu, traci go w pierwszym miesiącu. Dlatego strona powinna mieć osobną zakładkę z ofertami pracy, a nie adres mailowy w stopce. Podaj lokalizację obiektu, wymiar etatu, godziny, formę zatrudnienia i widełki wynagrodzenia, bo ogłoszenie bez stawki w tej branży po prostu nie działa. Dodaj prosty formularz, który da się wypełnić z telefonu w dwie minuty, bez wysyłania dokumentów. Kandydaci sprawdzają dziś pracodawcę tak samo jak klienci sprawdzają wykonawcę, więc dbaj też o to, co znajdą, gdy poszukają opinii o pracy u Ciebie. Zakładka kariera na własnej stronie jest przy tym tańsza niż stałe ogłoszenia w portalach i pracuje przez cały rok.

Zapytania układają się w trzy grupy i każda potrzebuje innego miejsca na stronie. Pierwsza to zapytania lokalne złożone z usługi i miasta albo dzielnicy, na przykład sprzątanie biur i nazwa miasta, i tu pracuje podstrona usługi razem z wizytówką w Google, spójnym adresem oraz obszarem działania rozpisanym na dzielnice i gminy ościenne. Druga to zapytania o cenę i sposób rozliczenia, czyli wszystko wokół cennika sprzątania biur i stawki za metr, i te obsługuje podstrona wyjaśniająca kalkulację, nawet jeżeli nie podajesz jednej liczby. Trzecia to zapytania weryfikacyjne, w których ktoś wpisuje nazwę Twojej firmy po tym, jak dostał ofertę albo usłyszał polecenie, i to jest moment, w którym decydują polisa, referencje i sposób zatrudnienia. Ta trzecia grupa nie generuje dużego ruchu, ale generuje najwięcej pieniędzy, bo trafiają do niej ludzie tuż przed podpisaniem umowy.

Nie potrzebuje zdjęć z banków zdjęć przedstawiających uśmiechniętą osobę w rękawiczkach na tle idealnie białego wnętrza, bo ten sam kadr ma połowa konkurencji i nikt mu nie wierzy. Nie potrzebuje animowanych liczników zadowolonych klientów ani hasła o pasji do czystości. Nie potrzebuje też kalkulatora, który wylicza cenę z samego metrażu, bo wygeneruje ofertę, której nie da się dotrzymać, i spory na starcie współpracy. Zamiast tego potrzebuje zdjęć własnych obiektów i sprzętu, konkretnych liczb tam, gdzie je masz, i uczciwego opisu, czego nie robicie. Krótsza, konkretna strona wygrywa w tej branży z dłuższą i ogólną, bo osoba po drugiej stronie czyta ją w pracy, między innymi zadaniami, i szuka powodu, żeby dopisać Was do krótkiej listy.

Konkurujesz stawką za usługę i każda złotówka narzutu jest u Ciebie widoczna, więc otwarta wycena strony i comiesięczny abonament u wykonawcy są dokładnie tym, czego nie chcesz. Stała cena od 1 490 zł oznacza znany z góry koszt, gotową stronę w kilka dni i gwarantowany termin, bez dopłat za drobne zmiany. Domena i strona należą do Ciebie, więc przy zmianie wykonawcy nic nie tracisz. Zakres usług, opis sposobu wyceny, formularz zapytania ofertowego i sekcję dowodów przygotowujemy razem z Tobą na podstawie krótkiego wywiadu, więc nie musisz pisać tych treści samodzielnie.