Formularz zapytania ofertowego na stronie B2B

Krótka odpowiedź: formularz zapytania ofertowego to formularz na stronie B2B, który zamiast luźnego maila zbiera od razu wszystko, czego potrzebujesz do wyceny: nazwę firmy, osobę kontaktową, telefon i e-mail, opis produktu lub potrzeby, ilość albo skalę, termin realizacji, budżet i możliwość załączenia pliku. Działa lepiej niż sam adres e-mail, bo prowadzi klienta przez właściwe pola i zamienia wiadomość "proszę o ofertę" w kompletne zapytanie, które da się wycenić bez rundy dopytywania. Zostaw go obok telefonu, nie zamiast niego, i pamiętaj, że zbiera dane osobowe, więc podlega RODO.

W sprzedaży B2B pierwsze zapytanie decyduje o tempie całej transakcji. Kupujący porównuje kilku dostawców naraz i wybiera tego, który odpowie szybko i konkretnie. Jeżeli Twój formularz zbiera tylko imię i wiadomość, tracisz czas na dopytywanie o rzeczy, które klient mógł podać od razu. Poniżej: jakie pola realnie potrzebne są w formularzu zapytania ofertowego, dlaczego bije on zwykły adres e-mail i jak ustawić go na stronie, żeby zbierał zapytania gotowe do wyceny.

Czym jest formularz zapytania ofertowego

Formularz zapytania ofertowego (po angielsku request for quotation, RFQ) to formularz, przez który potencjalny klient prosi o wycenę konkretnego produktu lub usługi. Różni się od zwykłego formularza kontaktowego celem: nie służy do zadania pytania, tylko do rozpoczęcia sprzedaży. Dlatego zbiera dane potrzebne do przygotowania oferty, a nie tylko do oddzwonienia. W praktyce to najważniejszy element strony firmy, która sprzedaje na zapytanie, bo to on zamienia odwiedziny w policzalne zapytanie ofertowe, na które handlowiec może odpowiedzieć ceną.

Jakie pola powinien mieć formularz zapytania ofertowego

Zasada jest prosta: pytaj o wszystko, co jest Ci potrzebne do wyceny, i o nic więcej. Każde zbędne pole obniża liczbę wypełnień, a każde brakujące wydłuża sprzedaż o kolejny mail. Poniżej zestaw, który sprawdza się w większości branż B2B.

Pole na załącznik jest niedoceniane, a w wielu branżach rozstrzyga. Klient, który może dołączyć specyfikację, rysunek techniczny albo listę pozycji w Excelu, przekazuje w sekundę to, co w mailu opisywałby przez akapit. Budżet bywa polem drażliwym, dlatego zwykle zostawia się go jako opcjonalny, ale samo jego istnienie sygnalizuje, że rozmawiacie o realnym zleceniu, a nie o darmowej wycenie dla porównania. W niektórych branżach zestaw pól jest bardzo konkretny: w przewozach wycena wymaga relacji, wagi i wymiarów ładunku, co opisaliśmy szerzej przy okazji tego, jak reklamować firmę transportową.

Formularz czy sam adres e-mail

Sam adres e-mail na stronie wygląda niewinnie, ale kosztuje. Klient, który klika w adres, pisze zwykle jedno zdanie: "Dzień dobry, proszę o ofertę na Wasze produkty". Nie ma w tym ilości, terminu ani specyfikacji, więc Twoja pierwsza odpowiedź to nie oferta, tylko lista pytań. To wydłuża sprzedaż o dwa, trzy maile i daje konkurencji czas na wyprzedzenie Cię. Formularz rozwiązuje to u źródła: prowadzi klienta przez pola, których potrzebujesz, i wymusza konkret już na wejściu.

Nie znaczy to, że adres e-mail i telefon mają zniknąć. Część kupujących woli zadzwonić, zwłaszcza przy pilnych albo nietypowych zapytaniach. Najlepiej działa układ, w którym formularz jest głównym wezwaniem do działania, a numer telefonu i adres stoją obok jako alternatywa. Odbieranie telefonu w godzinach pracy nadal bywa przewagą, bo część rynku ceni rozmowę z człowiekiem bardziej niż kolejny formularz.

Gdzie umieścić formularz na stronie B2B

Formularz zapytania ofertowego powinien być łatwy do znalezienia z każdej podstrony, a nie ukryty w zakładce kontakt. Dobrze działa przycisk "Zapytaj o ofertę" w nagłówku strony, powtórzony na dole każdej podstrony produktowej, oraz osobna, prosta podstrona z samym formularzem, do której prowadzą wszystkie te przyciski. Na stronie produktu warto dać formularz tuż pod opisem, gdy klient już wie, czego chce. To część szerszej układanki, którą opisaliśmy przy okazji strony internetowej B2B nastawionej na zbieranie zapytań ofertowych.

Po wysłaniu formularza pokaż jasne potwierdzenie i, jeśli to możliwe, podaj orientacyjny czas odpowiedzi. Klient, który widzi komunikat "Dziękujemy, odpowiemy w ciągu 24 godzin roboczych", czuje, że trafił do poważnej firmy, a nie w próżnię. Wysłanie automatycznego maila z kopią zapytania to dobry standard, bo daje kupującemu potwierdzenie na piśmie i podnosi zaufanie.

Formularz zapytania ofertowego a RODO

Formularz zbiera dane osobowe, więc podlega przepisom o ochronie danych. Pod formularzem musi znaleźć się informacja, kto jest administratorem danych, w jakim celu je przetwarzasz i przez jaki czas będziesz je przechowywać. Zgody powinny być dobrowolne i oddzielone od samej wysyłki: nie wolno wymuszać zgody marketingowej jako warunku wysłania zapytania. Zasada minimalizacji mówi wprost: nie zbieraj pól, których nie użyjesz do wyceny. Im mniej zbędnych danych, tym mniejsze ryzyko i tym chętniej klient wypełnia formularz.

Co zrobić z zapytaniem po jego otrzymaniu

Najlepszy formularz nie pomoże, jeśli zapytania giną w skrzynce. Ustal jedną osobę odpowiedzialną za odpowiedzi i realny czas reakcji, najlepiej ten sam dzień roboczy. W sprzedaży B2B szybkość odpowiedzi na pierwsze zapytanie często waży więcej niż sama cena, bo kupujący pyta kilku dostawców i rozmawia poważnie z tym, który odezwał się pierwszy. Warto też zapisywać zapytania w jednym miejscu, choćby w prostym arkuszu albo w systemie CRM, żeby żadne nie zostało bez odpowiedzi i żeby dało się wracać do klientów, którzy nie zdecydowali się od razu.

Pamiętaj, że zapytanie ofertowe to dopiero początek. Po nim jest oferta, negocjacja, zamówienie i faktura, a czasem także moment, w którym kontrahent nie płaci w terminie i trzeba sięgnąć po odzyskanie należności, zanim dług się przedawni. Formularz dobrze zaprojektowany od początku ułatwia cały ten łańcuch, bo od pierwszego kontaktu masz komplet danych o kliencie, zamiast składać je z rozproszonych maili.

Najczęstsze pytania

Ile pól to za dużo? Przy zapytaniu ofertowym granicą jest to, czy pole realnie służy wycenie. Osiem konkretnych pól, z których każde ma sens, wypełni się lepiej niż cztery pola plus trzy zbędne. Odpada za to wszystko, czego nie użyjesz: NIP na etapie zapytania, drugi numer telefonu, adres do korespondencji. To dopytasz na etapie zamówienia.

Czy dawać pole na budżet? Tak, ale jako opcjonalne. Klient, który poda budżet, oszczędza wam obu czasu, bo od razu wiadomo, czy rozmawiacie o tym samym rzędzie wielkości. Klient, który nie chce go podać, po prostu pominie pole i nadal wyśle zapytanie. Wymuszanie budżetu jako pola obowiązkowego obniża liczbę wypełnień.

Formularz na stronie czy zewnętrzne narzędzie? Dla większości firm wystarcza formularz wbudowany w stronę, bo trzyma wszystko w jednym miejscu i wygląda spójnie. Zewnętrzne narzędzia do ankiet mają sens dopiero przy bardzo rozbudowanych, wielokrokowych zapytaniach z konfiguratorem produktu. Jeżeli dopiero budujesz stronę pod zbieranie zapytań, sprawdź, jak podchodzimy do strony B2B dla firm sprzedających innym firmom.