Strona internetowa w kosztach firmy: księgowanie i amortyzacja

Krótka odpowiedź: Wydatek na firmową stronę internetową jest kosztem uzyskania przychodu. Jeśli wartość nie przekracza 10 000 zł, całą fakturę księgujesz bezpośrednio w kosztach w miesiącu wydatku. Jeśli jest wyższa, a do strony nabywasz autorskie prawa majątkowe lub licencję i będziesz jej używać dłużej niż rok, rozliczasz ją przez amortyzację jako wartość niematerialną i prawną przez co najmniej 24 miesiące, czyli maksymalnie 50 procent wartości rocznie. Domenę i hosting księgujesz na bieżąco. Na ryczałcie kosztów nie odliczysz w ogóle.

Dla większości małych firm sprawa jest prostsza, niż się wydaje, bo strona zamyka się w kilku tysiącach złotych i mieści w progu kosztu bezpośredniego. Warto jednak znać obie ścieżki, żeby wiedzieć, czego oczekiwać od księgowej i jak zapisać to na fakturze. Poniżej tłumaczymy krok po kroku, kiedy strona jest zwykłym kosztem, a kiedy majątkiem firmy, który trzeba amortyzować.

Czy stronę internetową można wrzucić w koszty firmy?

Tak. Firmowa strona służy prowadzeniu działalności i pozyskiwaniu klientów, więc wydatek na jej wykonanie jest kosztem uzyskania przychodu w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym. Nie ma tu wątpliwości co do zasady, bo trudno o bardziej oczywisty koszt niż witryna, na której firma prezentuje ofertę. Pytanie nie brzmi więc czy, tylko jak: czy zaksięgujesz fakturę od razu w całości, czy rozłożysz ją w czasie przez amortyzację.

O sposobie ujęcia decydują dwie rzeczy: wartość strony oraz to, czy razem z nią nabywasz prawa do niej. To rozróżnienie przewija się przez całą księgowość wartości niematerialnych i prawnych, a jego zrozumienie od razu porządkuje temat.

Kiedy strona internetowa jest wartością niematerialną i prawną?

Strona staje się wartością niematerialną i prawną, w skrócie WNiP, gdy spełnia trzy warunki jednocześnie. Po pierwsze, nabywasz do niej autorskie prawa majątkowe lub licencję na korzystanie. Po drugie, przewidywany okres używania przekracza rok. Po trzecie, jej wartość początkowa jest wyższa niż 10 000 zł. Dopiero komplet tych warunków sprawia, że strona jest majątkiem firmy, który amortyzujesz, zamiast jednorazowym kosztem.

To wyjaśnia, dlaczego warunki umowy mają znaczenie podatkowe. U nas domena i strona pozostają własnością klienta, a prawa do projektu przechodzą na niego, więc formalnie mogłaby być WNiP. W praktyce jednak firmowe strony zaczynają się od 1 490 zł i rzadko przekraczają próg 10 000 zł, dlatego najczęściej trafiają wprost w koszty. Jeśli natomiast zamawiasz rozbudowany serwis albo sklep za kilkanaście tysięcy złotych z przeniesieniem praw, wchodzisz w reżim amortyzacji.

Wartość netto czy brutto? U czynnego podatnika VAT do progu 10 000 zł liczy się kwota netto z faktury, bo VAT odliczasz osobno. U przedsiębiorcy zwolnionego z VAT liczy się kwota brutto, bo podatku nie odzyskuje. Ta sama zasada obowiązuje przy ustalaniu wartości początkowej WNiP.

Jak długo amortyzuje się stronę internetową?

Minimalny okres amortyzacji strony jako WNiP to 24 miesiące, ponieważ tyle wynosi ustawowe minimum dla licencji i praw autorskich. Przekłada się to na maksymalną roczną stawkę 50 procent wartości początkowej, czyli około 4,16 procent miesięcznie. Odpisy zaczynasz od miesiąca następującego po wprowadzeniu strony do ewidencji, a stawkę w dozwolonych granicach ustalasz raz, przy przyjęciu do używania, i nie zmieniasz jej w trakcie.

Na liczbach wygląda to prosto. Strona o wartości początkowej 18 000 zł amortyzowana przez 24 miesiące daje odpis rzędu 750 zł miesięcznie, czyli 9 000 zł kosztu rocznie przez dwa lata. Gdyby ta sama strona kosztowała 9 000 zł, w ogóle nie ruszałabyś amortyzacji: całość weszłaby w koszty od razu. Widać tu, dlaczego próg 10 000 zł jest tak istotny dla planowania wydatku.

Czy stronę poniżej 10 000 zł trzeba amortyzować?

Nie. Gdy wartość początkowa nie przekracza 10 000 zł, całą fakturę zaliczasz bezpośrednio w koszty uzyskania przychodu w miesiącu poniesienia wydatku. Nie zakładasz ewidencji WNiP, nie liczysz odpisów, nie pilnujesz stawek. To najprostsza i najczęstsza sytuacja dla małej firmy, bo typowa strona wizytówkowa czy wielopodstronowa mieści się w tym progu z zapasem.

Dokumentem jest zwykła faktura kosztowa, którą księgujesz jak każdy inny wydatek firmowy. Przedsiębiorcy, którzy żonglują dziesiątkami takich dokumentów i czekają na zapłatę od kontrahentów, sięgają czasem po finansowanie faktur, żeby nie zamrażać gotówki, ale samo zaksięgowanie kosztu strony jest banalne: wpisujesz fakturę w podatkową księgę przychodów i rozchodów w kolumnie pozostałych kosztów. Jeżeli korzystasz z biura rachunkowego, wystarczy przekazać fakturę z adnotacją, czy nabyłeś prawa do strony.

Jak księgować domenę i hosting?

Domena i hosting to usługi rozliczane okresowo, więc księgujesz je na bieżąco jako koszt uzyskania przychodu w dacie faktury. Nie wchodzą do wartości początkowej strony i nie podlegają amortyzacji, nawet gdy sama strona jest WNiP. Roczna opłata za domenę czy abonament serwera to zwykły powtarzalny koszt firmowy, taki sam jak abonament za program do fakturowania.

Warto rozdzielić te pozycje już na etapie zamówienia. Jeśli na jednej fakturze masz wykonanie strony, roczną domenę i hosting, poproś o rozbicie kwot, bo to ułatwia księgowanie i ewentualne ustalenie wartości początkowej WNiP tylko z części dotyczącej samej strony. Więcej o tym, czym różnią się te dwie usługi i za co dokładnie płacisz, piszemy w tekście o tym, czym jest domena i hosting.

Czy na ryczałcie odliczę koszt strony internetowej?

Nie. Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych to uproszczona forma opodatkowania, w której podatek liczy się od przychodu, a kosztów uzyskania przychodu w ogóle się nie uwzględnia. Oznacza to, że wydatku na stronę nie odejmiesz od podstawy opodatkowania, choć faktura oczywiście dalej jest dokumentem księgowym firmy. To świadomy koszt formy rozliczenia, którą wybrałeś dla niższej stawki podatku.

Możliwość zaliczenia strony w koszty albo jej amortyzacji dotyczy przedsiębiorców na zasadach ogólnych i podatku liniowym oraz spółek płacących CIT. Jeśli rozliczasz się ryczałtem i akurat planujesz większą inwestycję w firmę, warto ten szczegół przedyskutować z księgową, bo w niektórych sytuacjach zmiana formy opodatkowania na dany rok bywa opłacalna. To już jednak decyzja indywidualna, wykraczająca poza samą stronę.

O czym pamiętać przy fakturze za stronę

Trzy rzeczy warto ustalić z wykonawcą, zanim zapłacisz. Pierwsza to zapis o przeniesieniu autorskich praw majątkowych lub udzieleniu licencji, bo od tego zależy, czy strona w ogóle może być WNiP i czy jest w pełni Twoja. Druga to rozbicie kwoty na wykonanie strony oraz osobno domenę i hosting. Trzecia to jasna wartość netto, żeby od razu było wiadomo, po której stronie progu 10 000 zł się znajdujesz.

Przepisy podatkowe bywają interpretowane różnie, a Twoja sytuacja może mieć niuanse, których nie obejmie ogólny artykuł, więc ostateczny sposób księgowania potwierdź z własną księgową. Jeśli natomiast dopiero planujesz stronę i chcesz mieć przewidywalny, jeden koszt zamiast otwartej wyceny, robimy firmowe strony w stałej cenie od 1 490 zł, z przeniesieniem praw i domeną należącą do Ciebie, więc od strony podatkowej masz czysto udokumentowany wydatek. Zanim zamówisz, warto też wiedzieć, komu przysługują prawa autorskie do strony internetowej.