Strona internetowa dla biura nieruchomości: karta oferty ze wskaźnikami energetycznymi, OC pośrednika i zgłoszenie nieruchomości

To jest rzecz, która odróżnia stronę biura nieruchomości od każdej innej strony usługowej, i najczęściej pomijany element w gotowych szablonach. Art. 13 ustawy z dnia 29 sierpnia 2014 r. o charakterystyce energetycznej budynków stanowi, że gdy dla budynku lub części budynku sporządzono świadectwo charakterystyki energetycznej, właściciel, zarządca, osoba ze spółdzielczym własnościowym prawem do lokalu albo podmiot działający na ich zlecenie podają w ogłoszeniu lub reklamie dotyczących zbycia lub najmu wskaźniki rocznego zapotrzebowania na energię użytkową, energię końcową i nieodnawialną energię pierwotną, udział odnawialnych źródeł energii w rocznym zapotrzebowaniu na energię końcową oraz jednostkową wielkość emisji CO2. Zwrot o podmiocie działającym na zlecenie to właśnie pośrednik publikujący ofertę w imieniu właściciela. Obowiązek dotyczy ogłoszenia, a ogłoszeniem jest również karta oferty na Twojej własnej stronie, nie tylko wpis na portalu.

Z przepisu wynika konkretna lista, którą projektujemy jako stałe pola karty oferty: zapotrzebowanie na energię użytkową, zapotrzebowanie na energię końcową, zapotrzebowanie na nieodnawialną energię pierwotną, udział odnawialnych źródeł energii w zapotrzebowaniu na energię końcową oraz jednostkowa wielkość emisji dwutlenku węgla. Wszystkie pochodzą wprost ze świadectwa, więc agent nie musi niczego wyliczać, tylko przepisać. Dokładamy dwa pola pomocnicze, których ustawa nie wymaga, ale które oszczędzają telefony: datę sporządzenia świadectwa i informację, że dla danej nieruchomości świadectwa jeszcze nie ma. Warto je mieć, bo zgodnie z art. 14 ust. 1 świadectwo jest ważne 10 lat od sporządzenia, a traci ważność wcześniej, jeżeli w wyniku robót budowlano-instalacyjnych zmieniła się charakterystyka energetyczna budynku.

Tu potrzeba dokładności, bo w internecie krąży sporo uproszczeń. Katalog czynów zagrożonych karą grzywny znajduje się w art. 41 ustawy o charakterystyce energetycznej budynków i sam art. 13, czyli obowiązek podania wskaźników w ogłoszeniu, nie został w tym katalogu wymieniony. Wymieniony jest natomiast art. 11 ust. 1, czyli obowiązek przekazania świadectwa nabywcy przy akcie notarialnym oraz najemcy przy zawarciu umowy najmu. Co ważne dla biura, art. 41 ust. 2 rozciąga tę samą karę na osobę, która dopuszcza się tego czynu, działając w imieniu osoby fizycznej lub prawnej. Do tego art. 11 ust. 4 przesądza, że nabywca ani najemca nie mogą zrzec się prawa do otrzymania świadectwa, więc klauzula w umowie o rezygnacji z dokumentu jest bezskuteczna, a art. 11 ust. 6 każe notariuszowi odnotować przekazanie świadectwa w akcie i pouczyć o karze, gdy dokumentu brakuje. Wniosek dla strony jest prosty: braki wychodzą przy notariuszu, więc lepiej pilnować dokumentów od momentu przyjęcia oferty.

Art. 181 ust. 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami mówi, że pośrednik w obrocie nieruchomościami podlega obowiązkowemu ubezpieczeniu odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z pośrednictwem, a jeżeli wykonuje czynności przy pomocy innych osób działających pod jego nadzorem, podlega również ubezpieczeniu za szkody wyrządzone działaniem tych osób. To drugie zdanie ma znaczenie dla każdego biura zatrudniającego agentów. Minimalna suma gwarancyjna wynosi równowartość 25 000 euro w odniesieniu do jednego zdarzenia oraz wszystkich zdarzeń w okresie ubezpieczenia, zgodnie z § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z 26 kwietnia 2019 r. Klient i tak zobaczy Twoją polisę, bo art. 181 ust. 3a czyni z jej kopii obowiązkowy załącznik do umowy pośrednictwa. Skoro zobaczy, lepiej pokazać to wcześniej i zamienić formalność w argument.

Art. 181 ust. 3a nakłada jeszcze jeden obowiązek, o którym łatwo zapomnieć w biegu: pośrednik niezwłocznie informuje stronę umowy o wszelkich zmianach danych zawartych w dokumencie ubezpieczenia i o zawarciu nowej umowy ubezpieczenia, przekazując kopię dokumentu. Jeżeli tego nie zrobi, art. 181 ust. 3b daje klientowi konkretne narzędzie: po pisemnym wezwaniu do przedłożenia kopii w ciągu 7 dni od otrzymania wezwania klient ma prawo wypowiedzieć umowę pośrednictwa ze skutkiem natychmiastowym. Przy umowie na wyłączność oznacza to utratę prowizji z powodu nieodesłanej kopii polisy. Dlatego na stronie umieszczamy sekcję o ubezpieczeniu z zakresem i sumą gwarancyjną, a w panelu przypominamy o dacie końca polisy. To kosztuje jedno pole w systemie, a chroni realny przychód.

Art. 180 ust. 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami stanowi, że zakres czynności pośrednictwa określa umowa pośrednictwa, a umowa wymaga formy pisemnej lub elektronicznej pod rygorem nieważności. Warto wiedzieć, co oznacza tu forma elektroniczna, bo to nie jest skan ani zwykła wiadomość e-mail. Zgodnie z art. 78 z indeksem 1 Kodeksu cywilnego do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a takie oświadczenie jest równoważne z pisemnym. Dlatego projektujemy formularz zgłoszenia nieruchomości jako początek rozmowy, a nie jako zawarcie umowy: zbiera dane potrzebne do wyceny i kontaktu, jasno mówi, co dzieje się dalej, i nie udaje, że kliknięcie w checkbox tworzy wiążącą umowę pośrednictwa. Jeżeli podpisujesz umowy zdalnie kwalifikowanym podpisem, opisujemy tę ścieżkę na stronie, bo dla właściciela mieszkającego w innym mieście to realna wygoda.

Właściciele coraz częściej pytają, za co właściwie płacą prowizję, skoro ogłoszenie potrafią wystawić sami. Odpowiedź jest w art. 181a ustawy o gospodarce nieruchomościami i prawie nikt jej nie pokazuje na swojej stronie. Pośrednik wykonujący czynności w związku z zawartą umową pośrednictwa ma prawo wglądu do ksiąg wieczystych, katastru nieruchomości, ewidencji sieci uzbrojenia terenu, planów miejscowych oraz decyzji o warunkach zabudowy, rejestrów cen nieruchomości, ewidencji ludności w zakresie obowiązku meldunkowego oraz świadectw charakterystyki energetycznej, a także do pobierania z nich odpisów, wypisów i zaświadczeń. Zwróć uwagę na warunek: to uprawnienie działa w związku z zawartą umową. Na stronie tłumaczymy to językiem klienta: sprawdzamy stan prawny, obciążenia hipoteczne, plan miejscowy dla działki obok i to, czy w lokalu ktoś pozostaje zameldowany, bo mamy do tych źródeł ustawowy dostęp, którego kupujący sam nie ma.

Karta oferty otwierana w okienku albo wrzucona jako PDF nie istnieje dla Google. Projektujemy więc każdą ofertę jako osobną podstronę z własnym adresem, tytułem i opisem, bo to jedyny sposób, żeby biuro pojawiało się na zapytania w rodzaju dwupokojowe mieszkanie plus nazwa dzielnicy. Drugi problem jest specyficzny dla tej branży i rzadko ktoś go rozwiązuje z wyprzedzeniem: oferty się sprzedają, a wtedy adres znika i strona zaczyna produkować setki błędów 404, co po roku realnie psuje ocenę całej witryny. Dlatego z góry ustalamy zasadę wygaszania: sprzedana oferta zostaje pod swoim adresem ze statusem nieaktualna i odesłaniem do podobnych lokali albo dostaje przekierowanie 301 na listę ofert z tej dzielnicy. Dzięki temu zdobyta pozycja pracuje dalej dla następnych mieszkań.

Żaden agent nie będzie wprowadzał tej samej oferty dwa razy, więc strona, która tego wymaga, po miesiącu przestaje być aktualizowana i szkodzi bardziej, niż pomaga. Biura pracują zwykle na systemie do zarządzania ofertami, a te systemy udostępniają eksport w ustalonym formacie. Projektujemy stronę tak, aby oferty trafiały na nią automatycznie z Twojego systemu wraz ze zdjęciami, ceną, metrażem i statusem, a agent pracował dalej w jednym narzędziu, które już zna. Przy okazji ustawiamy mapowanie pól energetycznych, żeby wskaźniki ze świadectwa przenosiły się do karty oferty bez ręcznej pracy. Jeżeli biuro nie ma jeszcze systemu, zaczynamy od prostej listy ofert wprowadzanej w panelu i zostawiamy miejsce na integrację później.

Na stronie biura spotykają się dwie grupy o zupełnie różnych potrzebach, a większość witryn obsługuje tylko jedną. Kupujący chce filtrować oferty po dzielnicy, cenie, metrażu i liczbie pokoi, obejrzeć zdjęcia i zapytać o konkretny lokal. Właściciel chce wiedzieć, ile jego mieszkanie jest warte, ile wynosi prowizja, co dokładnie zrobicie i dlaczego ma podpisać umowę na wyłączność. To druga grupa buduje przychód biura, bo pozyskana oferta to prowizja, a bez ofert nie ma czego pokazywać kupującym. Dlatego projektujemy osobną podstronę dla właścicieli z wyceną, opisem procesu krok po kroku, listą dokumentów potrzebnych do sprzedaży i formularzem zgłoszenia lokalu. Kupujący dostaje wyszukiwarkę, właściciel dostaje ofertę współpracy i obie ścieżki mają własny cel.

Portale ogłoszeniowe są potrzebne i nikt rozsądny z nich nie rezygnuje, ale mają jedną cechę, której nie da się obejść: obok Twojej oferty portal pokazuje kilkadziesiąt innych, a kontakt do klienta należy do portalu, nie do Ciebie. Na własnej stronie przy Twojej ofercie nie ma konkurencji, kontakt trafia prosto do agenta, a koszt nie rośnie z każdym wystawieniem. Dlatego traktujemy portal jako źródło pierwszego kontaktu, a stronę jako miejsce, w którym klient sprawdza, komu chce zaufać. W praktyce wygląda to tak, że właściciel widzi Twoje ogłoszenie na portalu, wpisuje nazwę biura w Google i podejmuje decyzję na podstawie tego, co znajdzie. Jeżeli znajdzie samą wizytówkę bez ofert, opinii i twarzy agentów, wraca do porównywania portali.

W nieruchomościach klient rzadko wybiera markę biura, częściej wybiera konkretną osobę, z którą będzie jeździł na prezentacje przez kilka miesięcy. Dlatego profil agenta traktujemy jak małą podstronę: zdjęcie, obszar i typ nieruchomości, w których się specjalizuje, bezpośredni telefon i aktualnie prowadzone oferty. Warto dodać rzecz, o której branża rzadko mówi wprost. Art. 180a ustawy o gospodarce nieruchomościami wymaga niekaralności za wyliczone w nim przestępstwa, między innymi przeciwko mieniu, wiarygodności dokumentów i obrotowi gospodarczemu, i stosuje ten wymóg także do osób kierujących wykonywaniem czynności oraz do beneficjenta rzeczywistego. Osobno art. 198b ust. 1 pkt 2 przewiduje karę grzywny do 50 000 zł dla kogoś, kto wykonuje czynności określone w umowie pośrednictwa, nie będąc przedsiębiorcą prowadzącym taką działalność. To dobry powód, by na stronie jasno wskazać dane firmy, a nie tylko numer komórki.

Zapytania rozkładają się na trzy grupy i każda potrzebuje innego miejsca na stronie. Pierwsza to zapytania kupującego z nazwą dzielnicy lub miasta, i tu pracują pojedyncze karty ofert oraz listy pogrupowane po lokalizacji. Druga to zapytania właściciela, na przykład o prowizję biura, wycenę mieszkania albo dokumenty do sprzedaży, i tu pracuje podstrona dla właścicieli razem z krótkimi materiałami odpowiadającymi na te pytania. Trzecia to zapytania weryfikacyjne, czyli nazwa biura lub nazwisko agenta wpisane przez kogoś, kto już rozmawiał z Wami przez telefon, i tu decyduje strona główna, opinie i profile agentów. Dokładamy podstawowe SEO lokalne oraz wizytówkę Google, bo w tej branży mapa i opinie potrafią przeważyć nad wszystkim innym.

Pracujesz na prowizji, więc wiesz, ile warta jest przewidywalność. Za 1 490 zł masz znany z góry koszt, gotową stronę w kilka dni i gwarantowany termin, bez otwartej wyceny, bez ukrytych kosztów i bez abonamentu. Domena i strona należą do Ciebie, więc jeżeli kiedyś zmienisz wykonawcę, zabierasz ze sobą wszystko razem z pozycjami w Google. Zamiast pilnować projektu, wracasz do prezentacji i negocjacji, a strona z kompletnymi kartami ofert i formularzem zgłoszenia pracuje na kolejne umowy przez całą dobę.