Prowizja Booking: ile wynosi od rezerwacji, ile procent i jak rozliczyć ją w VAT

Zacznijmy od rzeczy, której nie znajdziesz na blogach powtarzających jedną liczbę. Booking.com nie ogłasza publicznie stawki dla polskich obiektów. W materiale dla nowych partnerów pisze, że stawka zależy od kraju i rodzaju obiektu oraz że jest zapisana w umowie z obiektem. To znaczy, że hotel w centrum Krakowa, apartament na Helu i gospodarstwo agroturystyczne pod Zamościem mogą mieć trzy różne stawki, a średnia z internetu nie powie Ci nic o Twojej fakturze. Swoją liczbę masz w dwóch miejscach: w podpisanej umowie partnerskiej i w Extranecie, w sekcji finansów. Zanim policzysz cokolwiek dalej, wypisz ją sobie na kartce, bo cały rachunek na tej stronie opiera się na tej jednej wartości.

To pytanie kosztuje właścicieli obiektów najwięcej pieniędzy, bo podstawa jest szersza, niż większość zakłada. Booking.com podaje, że prowizja pobierana jest "od kosztów rezerwacji oraz wszelkich dodatkowych opłat dodanych w momencie rezerwacji, takich jak opłaty za sprzątanie i opłaty za obsługę". Jeżeli więc doliczasz w systemie 150 zł za sprzątanie apartamentu, prowizja obejmuje także te 150 zł, a nie tylko cenę noclegu. Ma to bezpośredni skutek praktyczny: przenoszenie części ceny do opłaty serwisowej niczego nie oszczędza. Prowizja rozliczana jest od pobytów zrealizowanych, a nie od samych rezerwacji, więc anulowana rezerwacja bez opłaty nie generuje kosztu. Fakturę dostajesz raz w miesiącu i obejmuje ona wszystkie zrealizowane pobyty z miesiąca poprzedniego.

Booking.com B.V. ma siedzibę w Holandii, więc faktura przychodzi bez polskiego VAT-u, z adnotacją o odwrotnym obciążeniu. Zgodnie z art. 28b ust. 1 ustawy o VAT miejscem świadczenia usługi na rzecz podatnika jest miejsce siedziby usługobiorcy, czyli Polska. Art. 17 ust. 1 pkt 4 przenosi obowiązek podatkowy na nabywcę usługi. W praktyce naliczasz od kwoty prowizji 23 procent VAT należnego i wykazujesz go w JPK_V7 w pozycji importu usług, a jeśli masz pełne prawo do odliczenia, w tym samym pliku odliczasz tę samą kwotę i operacja jest dla Ciebie neutralna gotówkowo. Przy stawce prowizji 15 procent i rezerwacji za 1 200 zł chodzi o 180 zł prowizji i 41,40 zł VAT-u po obu stronach deklaracji.

To najczęściej przeoczany obowiązek w całym najmie krótkoterminowym i wynika wprost z art. 97 ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT: przepis o zawiadomieniu naczelnika urzędu skarbowego stosuje się odpowiednio także do podatników innych niż VAT czynni, którzy "nabywają usługi, do których stosuje się art. 28b, jeżeli usługi te stanowiłyby u nich import usług". Zgłoszenia dokonuje się na formularzu VAT-R przed pierwszym zakupem takiej usługi. Dalej obowiązuje art. 99 ust. 9: jeżeli nie składasz zwykłej deklaracji, deklarację za dany miesiąc składasz do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy. Służy do tego VAT-9M i tu VAT nie jest neutralny, bo nie masz czego odliczyć: 23 procent od prowizji to realny wydatek. Zwolnienie podmiotowe ze sprzedaży zostaje nienaruszone, to są dwie osobne rzeczy.

Tu jest najbardziej bolesna arytmetyka i dotyczy większości małych obiektów. Usługi związane z zakwaterowaniem (PKWiU dział 55) są na ryczałcie opodatkowane według art. 12 ust. 1 pkt 4 lit. c ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym stawką 8,5 procent do 100 000 zł przychodu i 12,5 procent od nadwyżki ponad tę kwotę. Podstawą jest przychód, a nie dochód, więc prowizji dla platformy nie odejmiesz. Przy rezerwacji za 1 200 zł i prowizji 15 procent na koncie zostaje 1 020 zł, ale ryczałt liczysz od 1 200 zł, czyli płacisz 102 zł. Rezerwacja bezpośrednia za te same 1 200 zł daje 1 200 zł przychodu, ten sam podatek 102 zł i pełne 1 098 zł w kieszeni zamiast 918 zł. Różnica na jednej rezerwacji to 180 zł, na stu rezerwacjach w sezonie 18 000 zł.

To pytanie wraca w podpowiedziach wyszukiwarki, bo płacisz zagranicznej spółce i pojawia się obawa o 20-procentowy podatek u źródła. Art. 21 ust. 1 pkt 2a ustawy o CIT wymienia zamknięty katalog świadczeń: "doradczych, księgowych, badania rynku, usług prawnych, usług reklamowych, zarządzania i kontroli, przetwarzania danych, usług rekrutacji pracowników i pozyskiwania personelu, gwarancji i poręczeń oraz świadczeń o podobnym charakterze". Pośrednictwa w tej liście nie ma. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wielokrotnie potwierdzał w interpretacjach indywidualnych, że usługi pośrednictwa nie mieszczą się w tym katalogu ani nie są świadczeniami o podobnym charakterze. Praktyka rynkowa jest więc taka, że od prowizji za pośrednictwo w rezerwacjach podatku u źródła się nie pobiera. To jednak opis stanu prawnego, a nie porada dla Twojej konkretnej umowy: interpretacja indywidualna chroni tylko tego, kto o nią wystąpił, więc przy większych kwotach warto ten punkt przegadać ze swoim księgowym.

Przez lata portale rezerwacyjne narzucały klauzule parytetu cenowego, które zabraniały oferowania niższej ceny we własnym kanale. Od 1 lipca 2024 roku Booking.com przestał egzekwować te klauzule w Europejskim Obszarze Gospodarczym, a Akt o rynkach cyfrowych zakazał ich stosowania platformom uznanym za strażników dostępu. Dla Ciebie oznacza to konkretną możliwość: możesz na własnej stronie pokazać cenę niższą od portalowej i oddać gościowi część prowizji, której nie zapłacisz. Przy stawce 15 procent nawet pięcioprocentowy rabat bezpośredni jest dla gościa widoczną korzyścią, a Tobie zostawia dziesięć punktów procentowych. Zaskakująco mało polskich obiektów w ogóle to komunikuje, choć to dziś najmocniejszy argument, jakim dysponuje pensjonat wobec portalu.

Nie będziemy udawać, że prowizja to czysty haracz, bo to nieprawda i każdy hotelarz, który próbował sam ściągnąć gościa z Niemiec czy Czech, o tym wie. Portal przyprowadza ruch zagraniczny, którego polska strona pensjonatu nie zdobędzie sama: turysta z Berlina szukający noclegu nad Bałtykiem otwiera portal, a nie wyszukiwarkę po polsku. Do tego dochodzi obsługa płatności w walutach i metodach, których nie wdrożysz samodzielnie, oraz przejęcie części ryzyka niewypłacalności gościa. Rachunek zmienia się dopiero przy gościu powracającym i przy rezerwacji krajowej na nazwę obiektu, bo tam płacisz procent od osoby, która i tak by do Ciebie trafiła. To jest właściwe pytanie: nie "czy zrezygnować z portalu", tylko "które rezerwacje kupuję niepotrzebnie".

Policzmy to na liczbach, bo próg jest zwykle niżej, niż właściciele zakładają. Strona obiektu z kalendarzem rezerwacji zaczyna się u nas od 1 490 zł jednorazowo, a rozbudowana wersja z osobnymi podstronami pokoi, pakietów i okolicy od 2 990 zł. Przy średniej rezerwacji 1 200 zł i stawce prowizji 15 procent każda rezerwacja przeniesiona do kanału bezpośredniego zostawia u Ciebie 180 zł. Wersja podstawowa zwraca się więc po dziewięciu takich rezerwacjach, a rozbudowana po siedemnastu. Dla obiektu, który przyjmuje kilkadziesiąt rezerwacji w sezonie, to kwestia pierwszych tygodni, a nie lat. W kolejnych latach po stronie własnego serwisu zostaje wyłącznie hosting i domena, bo strona nie pobiera procentu od niczego.

Sama obecność strony nie odbierze portalowi rezerwacji; robi to kilka konkretnych elementów. Kalendarz z realną dostępnością i potwierdzeniem terminu, żeby gość nie wysyłał zapytania i nie czekał do rana. Widoczna cena bezpośrednia niższa od portalowej z jasną informacją, dlaczego tak jest. Zdjęcia każdego pokoju osobno, bo gość porównuje pokoje, a nie obiekty. Zasady pobytu, doba hotelowa, parking, zwierzęta i opłata miejscowa, czyli wszystko, o co i tak pytają w wiadomościach. Do tego opis okolicy pod frazy, których ludzie realnie używają, na przykład nocleg z basenem nad jeziorem albo pokoje ze śniadaniem blisko szlaku. Ta sama treść odpowiada za widoczność w wyszukiwarce i za to, co o Twoim obiekcie powie asystent AI zapytany o nocleg w okolicy.

Widzieliśmy takie decyzje i zwykle kończą się cofnięciem po jednym słabym miesiącu. Rozsądna kolejność jest inna. Najpierw uruchamiasz własną stronę z kalendarzem i wstawiasz do niej cenę bezpośrednią. Potem prowadzisz do niej wszystkich, którzy już Cię znają: gości powracających, wizytówkę w Google, profil na Facebooku, stopkę w mailu potwierdzającym pobyt, wizytówkę przy recepcji. Dopiero po sezonie porównujesz, ile rezerwacji weszło bezpośrednio i ile prowizji nie zapłaciłeś, i wtedy decydujesz o zakresie obecności w portalu. Warto też pamiętać o rzeczy, którą Booking.com zapisał wprost: niezapłacone faktury za prowizję mogą spowodować tymczasowe zamknięcie obiektu w portalu, więc kanał bezpośredni jest także zabezpieczeniem na wypadek sporu o fakturę.

Stronę obiektu z rezerwacją publikujemy w 7 do 10 dni roboczych. W stałej cenie mieści się projekt, teksty, opisy pokoi, cennik, kalendarz z potwierdzeniami, przygotowanie pod wyszukiwarkę oraz podpięcie domeny, która należy do Ciebie, a nie do wykonawcy. Nie ma abonamentu za samą stronę, nie ma prowizji od rezerwacji i nie ma dopłat za każdą poprawkę cennika przed sezonem. Jeżeli chcesz najpierw policzyć własny przypadek, weź faktury prowizyjne z ostatnich dwunastu miesięcy, zsumuj je i porównaj z jednorazową kwotą. W większości obiektów, z którymi rozmawiamy, ta różnica widoczna jest już po pierwszym sezonie.