Strona internetowa dla agencji pracy: oferty pracy z numerem wpisu do rejestru, kandydaci i pracodawcy

Od 1 czerwca 2025 r. obowiązuje ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia, która zastąpiła wysłużoną ustawę o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Dla agencji najważniejsze jest to, że art. 305 ust. 2 nadal traktuje pośrednictwo pracy i pracę tymczasową jako działalność regulowaną w rozumieniu Prawa przedsiębiorców, wymagającą wpisu do rejestru agencji zatrudnienia. Zmieniła się natomiast obudowa: wniosek o wpis składa się elektronicznie, rejestr prowadzi marszałek województwa, a obowiązki informacyjne zostały spisane w jednym miejscu. Strona internetowa jest dziś głównym kanałem, w którym te obowiązki się materializują, bo to na niej publikujesz ogłoszenia. Dlatego traktujemy ją jak narzędzie operacyjne agencji, nie jak folder reklamowy.

Art. 324 brzmi krótko i nie zostawia miejsca na interpretację: w dokumentach, ogłoszeniach i ofertach pracy agencja zatrudnienia umieszcza numer wpisu do rejestru agencji zatrudnienia, a ogłaszane oferty pracy do wykonywania pracy tymczasowej oznacza się jako oferty pracy tymczasowej. W praktyce większość agencji pamięta o tym w umowach, a zapomina na własnej stronie, gdzie ogłoszenia dodaje się w biegu, czasem z telefonu. Rozwiązujemy to na poziomie szablonu: numer wpisu jest stałym elementem układu ogłoszenia i wchodzi automatycznie do każdej nowej oferty, a przy dodawaniu oferty jest przełącznik pracy tymczasowej, który dokłada wymagane oznaczenie w tytule i w treści. Osoba dodająca ogłoszenie nie musi pamiętać przepisu, bo strona pamięta za nią.

To nie jest formalność bez sankcji. Art. 315 ust. 1 pkt 5 ustawy wskazuje wprost, że marszałek województwa wykreśla podmiot z rejestru agencji zatrudnienia w przypadku nieusunięcia naruszeń, w tym naruszeń art. 324, w terminie 14 dni od dnia otrzymania wezwania. Wykreślenie z rejestru przy działalności regulowanej oznacza koniec legalnego świadczenia usług pośrednictwa pracy i pracy tymczasowej, a nie karę porządkową. Sprawdzenie jest przy tym banalnie proste, bo wystarczy otworzyć zakładkę z ofertami. Dlatego pierwszą rzeczą, którą robimy przy przebudowie strony agencji, jest przejrzenie wszystkich publikowanych ogłoszeń i ujednolicenie ich układu.

Zgodnie z art. 308 ust. 1 rejestr agencji zatrudnienia prowadzi marszałek województwa, a ust. 2 przesądza, że rejestr jest jawny. Dział personalny w firmie produkcyjnej, która zamawia dwudziestu operatorów na sezon, sprawdza wykonawcę zanim podpisze umowę, i robi to w kilkanaście sekund. Skoro weryfikacja i tak nastąpi, najlepszym ruchem jest ją uprzedzić: numer wpisu w stopce, na podstronie o agencji i w sekcji dla pracodawców, obok formy prawnej, NIP i adresu lokalu. Ten sam mechanizm stosujemy na stronach firm transportowych z numerem zezwolenia przewoźnika. Efekt jest zawsze taki sam, bo dane, które da się zweryfikować, budują zaufanie szybciej niż deklaracje o profesjonalizmie.

Warto zauważyć rzecz, którą łatwo przeoczyć przy czytaniu ustawy. Art. 305 ust. 2 pkt 1 lit. c wymienia wśród usług pośrednictwa pracy gromadzenie i udostępnianie informacji o wolnych i poszukiwanych miejscach pracy za pośrednictwem systemów teleinformatycznych. Innymi słowy prowadzenie własnej bazy ofert w internecie mieści się w katalogu działalności regulowanej. Dla projektu strony ma to konkretną konsekwencję: lista ofert musi być prawdziwą, zarządzalną bazą z datą publikacji, statusem i archiwum, a nie zbiorem grafik wrzuconych na podstronę aktualności. Budujemy ją tak, żeby dało się filtrować oferty po lokalizacji, branży i rodzaju zatrudnienia, bo tego oczekuje kandydat, i żeby dało się je archiwizować, bo tego oczekuje porządek w dokumentacji.

Najczęstszy błąd na stronach agencji polega na tym, że wszystko jest jedną papką: hasło o łączeniu ludzi z pracą, lista ofert i gdzieś na dole zdanie, że obsługujemy również firmy. Tymczasem to są dwa różne biznesy z różną wartością. Kandydat wchodzi z telefonu, szuka konkretnego stanowiska w konkretnym mieście i odpada, jeśli aplikacja ma więcej niż kilka pól. Pracodawca wchodzi z komputera w godzinach pracy, chce wiedzieć, jakie branże obsługujesz, w jakim czasie dostarczasz ludzi, jak wygląda rozliczenie i czy poradzisz sobie z dwudziestoma osobami na sezon. Dlatego projektujemy dwie równorzędne ścieżki od pierwszego ekranu, z osobnymi podstronami, osobnymi formularzami i osobnym językiem. Zapytanie od firmy jest warte kilkadziesiąt razy więcej niż jedna aplikacja, więc nie może się chować pod ofertami pracy.

Art. 321 ust. 1 pkt 1 zakazuje agencjom pobierania od osób, dla których poszukują zatrudnienia, kwot innych niż wyraźnie dopuszczone w ustawie. Branża ma jednak wieloletni bagaż nieuczciwych pośredników i pierwsze pytanie kandydata brzmi zwykle: ile to kosztuje. Zdanie napisane wprost na stronie, że rekrutacja jest dla kandydata bezpłatna, bo agencja rozlicza się z pracodawcą, usuwa tę obawę w jednym akapicie i podnosi liczbę aplikacji bardziej niż kolejne zdjęcie z banku zdjęć. Przy kierowaniu do pracy za granicą dochodzi art. 321 ust. 1 pkt 2, czyli obowiązek przekazania na piśmie informacji o kosztach i należnościach związanych z podjęciem pracy. Na stronie robimy dla tego osobną, spokojną sekcję, bo jasność w tym miejscu odróżnia agencję od ogłoszeniodawcy z grupy na Facebooku.

Art. 319 zakazuje agencjom dyskryminowania osób, dla których poszukują zatrudnienia, w szczególności ze względu na płeć, wiek, rasę, pochodzenie etniczne, narodowość, religię, światopogląd, niepełnosprawność, orientację seksualną, przekonania polityczne lub przynależność związkową. W ogłoszeniach objawia się to zwrotami, które branża powtarza z rozpędu: młody zespół, przyjmiemy panią do biura, mile widziane osoby do 35 roku życia. Do tego art. 367 przewiduje karę grzywny od 3 000 zł do 30 000 zł za odmowę zatrudnienia z tych powodów. Nasz szablon ogłoszenia prowadzi za rękę: osobne pola na zakres obowiązków, wymagania i warunki zatrudnienia, neutralna nazwa stanowiska w obu rodzajach gramatycznych i brak miejsca na swobodny opis idealnego kandydata. Przy okazji takie ogłoszenia po prostu lepiej konwertują, bo mówią o pracy, a nie o wyobrażeniach.

Dwie usługi wymagają na stronie osobnego potraktowania. Pierwsza to kierowanie cudzoziemców do pracy w Polsce, gdzie art. 305 ust. 3 przewiduje, że taka działalność jest możliwa dopiero po 2 latach od wpisu do rejestru i świadczenia usług pośrednictwa lub pracy tymczasowej, a prowadzenie jej wymaga zmiany wpisu. Jeżeli Twoja agencja ten warunek spełnia, jest to realna przewaga nad nowymi podmiotami i warto ją opisać, zamiast chować w liście usług. Druga to kierowanie do pracy za granicą, gdzie liczy się przejrzystość kosztów i warunków. Obie usługi dostają własne podstrony z własnym zestawem fraz, bo pracodawca szukający pracowników z zagranicy i osoba szukająca pracy w Niemczech wpisują w wyszukiwarkę zupełnie co innego.

Agencja przetwarza dane kandydatów w dużej skali, więc formularz na stronie jest najbardziej wrażliwym elementem całego projektu. Zbieramy w nim minimum potrzebne do kontaktu i dopasowania oferty: imię, kontakt, stanowisko lub numer oferty, miejscowość, ewentualnie plik z CV. Nie prosimy o PESEL, datę urodzenia, zdjęcie ani skany dokumentów, bo te dane pobiera się później i w innym trybie. Warto też pamiętać o art. 325 ust. 1, który nakazuje niezwłocznie zwracać osobie złożone przez nią oryginały dokumentów potwierdzających wykształcenie, kwalifikacje i doświadczenie zawodowe. Do tego HTTPS na całej stronie, klauzula informacyjna przy formularzu i świadomość, gdzie fizycznie lądują zgłoszenia, bo skrzynka pocztowa nie jest systemem rekrutacyjnym.

Zapytania rozkładają się na trzy grupy i każda potrzebuje innego miejsca na stronie. Pierwsza to zapytania pracodawcy: agencja pracy tymczasowej plus miasto, outsourcing pracowniczy, pracownicy z zagranicy do produkcji. Tu wygrywa podstrona dla firm z konkretnymi branżami, czasem realizacji i formą rozliczenia. Druga to zapytania kandydata: nazwa stanowiska plus miejscowość, praca od zaraz, praca w konkretnej firmie. Tu pracują pojedyncze ogłoszenia, każde jako osobny adres z własnym tytułem, a nie jedna lista w PDF. Trzecia to zapytania weryfikacyjne, czyli wpisanie nazwy Twojej agencji przed podpisaniem umowy albo przed wysłaniem CV, i tu Twoja własna strona musi być pierwszym wynikiem, przed portalami z opiniami. Ta sama struktura obsługuje wszystkie trzy grupy, o ile powstaje z myślą o nich od początku.