Jak zastrzec nazwę firmy i logo: koszt, procedura i czas ochrony

Krótka odpowiedź: Nazwę firmy zastrzega się, zgłaszając ją jako znak towarowy do Urzędu Patentowego RP. Zgłoszenie elektroniczne w jednej klasie towarowej kosztuje 400 zł (papierowe 450 zł), każda kolejna klasa to 120 zł, a po przyznaniu prawa dochodzi 90 zł za publikację oraz opłata za pierwszy dziesięcioletni okres ochrony. Procedura bez przeszkód trwa zwykle około 6 miesięcy. Ochrona obowiązuje 10 lat i można ją przedłużać bez końca. Sam wpis do CEIDG lub KRS nie daje takiej ochrony.

To ostatnie zdanie jest źródłem największego nieporozumienia wśród przedsiębiorców. Rejestracja działalności rzeczywiście oznacza, że w rejestrze figuruje Twoja nazwa, ale nie blokuje nikomu używania podobnej ani nie daje narzędzia, którym zmusisz konkurenta do jej porzucenia. Dopiero prawo ochronne na znak towarowy daje wyłączność na posługiwanie się nazwą w obrocie i realną podstawę do działania, gdy ktoś zacznie sprzedawać pod myląco podobnym szyldem. Poniżej wyjaśniamy, co dokładnie da się zastrzec, ile to kosztuje i kiedy w ogóle warto.

Czy wpis do CEIDG lub KRS chroni nazwę firmy?

Nie, przynajmniej nie w sposób, na jaki liczy większość przedsiębiorców. Wpis do CEIDG lub KRS to rejestracja podmiotu, a nie oznaczenia, pod którym sprzedajesz. W tym samym mieście może działać kilka firm o łudząco podobnych nazwach i formalnie nic tego nie blokuje. Pewną ochronę daje jeszcze ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, ale opiera się ona na wykazywaniu ryzyka wprowadzenia klientów w błąd, więc każdy spór zaczyna się od dowodzenia, kto był pierwszy i czy w ogóle doszło do pomyłki.

Prawo ochronne na znak towarowy odwraca tę sytuację. Masz dokument z datą pierwszeństwa i określonym zakresem, więc zamiast dowodzić swoich racji od zera, powołujesz się na przyznane prawo. To także jedyna droga, żeby skutecznie reagować na zgłoszenia w serwisach ogłoszeniowych, sklepach z aplikacjami czy platformach reklamowych, bo ich procedury zwykle wymagają numeru prawa ochronnego.

Co można zastrzec: nazwę, logo czy jedno i drugie?

Zgłoszenia dokonuje się w jednej z kilku postaci i wybór ma realne konsekwencje.

Jeśli musisz wybrać jedno, w większości przypadków lepszy jest znak słowny. Chroni nazwę w każdej formie zapisu, więc zmiana logo za dwa lata niczego nie unieważnia. Znak słowno-graficzny chroni natomiast konkretną kompozycję, przez co konkurent może użyć tej samej nazwy w innej oprawie i formalnie pozostać poza zakresem Twojego prawa.

Ile kosztuje zastrzeżenie nazwy firmy?

Opłaty urzędowe zależą przede wszystkim od liczby klas towarowych, czyli kategorii towarów i usług według klasyfikacji nicejskiej, dla których chcesz mieć ochronę.

W praktyce oznacza to, że zastrzeżenie nazwy w jednej klasie zamyka się w kwocie rzędu 900 zł opłat urzędowych za dziesięć lat ochrony, czyli mniej niż 100 zł rocznie. Do tego dochodzi ewentualne wynagrodzenie rzecznika patentowego, jeśli zlecisz mu badanie i prowadzenie sprawy. Cennik bywa aktualizowany, więc przed zgłoszeniem sprawdź bieżące stawki bezpośrednio na uprp.gov.pl. Warto też sprawdzić, czy akurat trwa nabór do programu dofinansowania opłat dla małych i średnich firm, bo takie programy potrafią zwrócić znaczną część kosztów zgłoszenia.

Ile trwa rejestracja znaku towarowego?

Jeśli nie pojawią się przeszkody, decyzji o udzieleniu prawa ochronnego można spodziewać się po około 6 miesiącach od zgłoszenia. Na tę procedurę składa się badanie formalne i merytoryczne, publikacja zgłoszenia oraz trzymiesięczny okres, w którym właściciele wcześniejszych znaków mogą wnieść sprzeciw. Sprzeciw wydłuża sprawę, czasem znacząco.

Istotne jest to, że ochrona liczy się od daty zgłoszenia, a nie od daty decyzji. Dzień złożenia wniosku wyznacza pierwszeństwo, więc jeśli ktoś zgłosi podobne oznaczenie tydzień po Tobie, to Twoje zgłoszenie jest wcześniejsze niezależnie od tego, czyja sprawa zakończy się szybciej.

Jak sprawdzić, czy nazwa jest wolna?

To krok, który wykonuje się przed zgłoszeniem, a pominięcie go jest najdroższym błędem w całym procesie, bo opłata za zgłoszenie odrzucone po sprzeciwie nie wraca. Sprawdź kolejno cztery rzeczy:

• Bazy znaków towarowych. Wyszukiwarka Urzędu Patentowego oraz baza znaków unijnych EUIPO, bo znak unijny obowiązuje także w Polsce.
• Rejestry firm. CEIDG i KRS, żeby zobaczyć, kto już działa pod podobnym oznaczeniem.
• Dostępność domeny. Najlepiej razem z nazwą, bo marka bez własnej domeny zaczyna życie z problemem, o czym piszemy szerzej w tekście o tym, jaka domena dla firmy sprawdza się najlepiej.
• Zwykłe wyszukiwanie. Google i profile w mediach społecznościowych pokazują firmy, które nigdzie się nie zarejestrowały, a i tak są obecne na rynku.

Pamiętaj też, że nie każde oznaczenie da się zastrzec. Urząd odmówi ochrony nazwom czysto opisowym, czyli takim, które mówią wprost, czym firma się zajmuje, na przykład Dobra Piekarnia dla piekarni. Im bardziej nazwa jest fantazyjna i oderwana od opisu usługi, tym łatwiej ją zarejestrować i tym mocniejszej ochrony udziela.

Czy warto zastrzegać nazwę małej firmy?

Nie zawsze, i uczciwiej jest to powiedzieć wprost. Jednoosobowa działalność usługowa działająca na jednym osiedlu raczej nie odczuje braku znaku towarowego. Koszt rzędu 900 zł na dziesięć lat zaczyna się natomiast szybko zwracać, gdy występuje choć jedna z poniższych okoliczności:

• sprzedajesz produkt pod własną marką, zwłaszcza w internecie lub na platformach handlowych;
• inwestujesz w rozpoznawalność nazwy, czyli w reklamę, opakowania czy treści;
• planujesz franczyzę, licencjonowanie marki albo sprzedaż firmy w przyszłości;
• działasz w branży, w której konkurencja podszywa się pod cudze nazwy;
• nazwa jest fantazyjna i faktycznie odróżnia Cię od innych.

Marka to również aktywo, które można wycenić, sprzedać albo wnieść do spółki, a przy sprzedaży firmy zastrzeżony znak bywa jednym z konkretniejszych składników wartości. Nazwa pracuje przy tym nie tylko na klientów: buduje też wizerunek pracodawcy, o którym kandydaci czytają w opiniach o pracodawcach, zanim wyślą aplikację. Im więcej wysiłku wkładasz w tę rozpoznawalność, tym mniej sensu ma zostawianie samej nazwy bez ochrony.

Co daje prawo ochronne i jak długo obowiązuje?

Prawo ochronne obowiązuje 10 lat od daty zgłoszenia i można je przedłużać na kolejne dziesięcioletnie okresy w nieskończoność, o ile w terminie wniesiesz opłatę. Daje wyłączność na używanie znaku w obrocie dla objętych nim towarów i usług, prawo do zakazania innym używania oznaczeń identycznych lub podobnych, podstawę do żądania zaprzestania naruszeń i odszkodowania, a także możliwość udzielania licencji.

Od momentu uzyskania prawa możesz posługiwać się symbolem ®. Warto wiedzieć, że używanie go bez przyznanego prawa ochronnego jest wprowadzaniem w błąd, więc do czasu decyzji urzędu lepiej stosować oznaczenie ™ albo nie używać żadnego. Znak trzeba też realnie używać: po pięciu latach nieużywania w obrocie prawo można podważyć.

Ochrona nazwy to jeden z trzech elementów, które warto uporządkować na starcie marki, obok domeny i praw do materiałów, które publikujesz. O tym ostatnim piszemy w tekście o tym, komu przysługują prawa autorskie do strony internetowej. Jeśli budujesz właśnie markę i potrzebujesz do niej strony, robimy firmowe strony w stałej cenie, a domena i witryna pozostają Twoją własnością.