Co to jest CMS i do czego służy w stronie firmowej

Krótka odpowiedź: CMS (Content Management System, czyli system zarządzania treścią) to oprogramowanie, które pozwala zmieniać treść strony internetowej bez znajomości kodu. Logujesz się do panelu, klikasz w tekst albo zdjęcie, poprawiasz i zapisujesz, a zmiana od razu widoczna jest na stronie. Bez CMS-a każda poprawka cennika czy godzin otwarcia wymaga edycji plików przez programistę. Najpopularniejszym CMS-em jest WordPress, na którym działa około 40 procent stron w internecie, ale mała firma zwykle potrzebuje tylko prostego panelu do edycji treści, a nie rozbudowanego systemu.

To pojęcie pada w każdej ofercie na stronę internetową, zwykle bez wyjaśnienia, a od odpowiedzi zależą realne pieniądze: czy będziesz mógł sam poprawić cenę na stronie, czy za każdą literówkę zapłacisz wykonawcy. Poniżej tłumaczę, czym CMS jest naprawdę, co daje firmie, a co jest tylko pozycją podnoszącą wycenę.

Co to jest CMS i do czego służy

Strona internetowa to zbiór plików leżących na serwerze. Bez systemu zarządzania treścią zmiana zdania na stronie oznacza otwarcie pliku z kodem, znalezienie właściwego fragmentu i wgranie go z powrotem. CMS wstawia między Ciebie a te pliki panel administracyjny: interfejs przypominający edytor tekstu, w którym treść jest oddzielona od kodu i wyglądu.

W praktyce CMS służy do czterech rzeczy. Pozwala dodawać i zmieniać treść (teksty, zdjęcia, cennik, dane kontaktowe). Pozwala zarządzać strukturą, czyli dodać nową podstronę usługi i wpiąć ją do menu. Przechowuje treści w bazie danych, dzięki czemu ten sam opis może pojawić się w kilku miejscach. I daje różnym osobom różne uprawnienia, choć akurat ta funkcja w małej firmie jest niemal bezużyteczna, bo treści zmienia jedna osoba.

Wniosek jest prosty: CMS nie jest wartością sam w sobie. Wartością jest to, że możesz samodzielnie zaktualizować stronę w pięć minut, zamiast czekać dwa tygodnie na wykonawcę.

Co to jest CMS WordPress

WordPress to konkretny system CMS, dziś zdecydowanie najpopularniejszy na świecie. Powstał jako narzędzie do blogowania, a z czasem obrósł w tysiące wtyczek, dzięki którym da się na nim postawić właściwie wszystko: stronę firmową, sklep (przez WooCommerce), portal czy serwis z rezerwacjami. Jest darmowy w warstwie licencji, co nie znaczy, że strona na WordPressie jest darmowa: płacisz za hosting, motyw, czasem płatne wtyczki i za czyjąś pracę.

Popularność ma drugą stronę. WordPress jest najczęściej atakowanym systemem na świecie właśnie dlatego, że jest wszędzie, a większość włamań przechodzi przez nieaktualizowane wtyczki. Strona na WordPressie wymaga więc regularnych aktualizacji rdzenia, motywu i wtyczek oraz kopii zapasowych. To nie jest problem, jeśli ktoś tego pilnuje. Staje się problemem, gdy strona stoi bez opieki dwa lata, a potem właściciel odkrywa, że wyświetla reklamy kasyna. Jeśli decydujesz się na ten system, rozsądnie jest wykupić opiekę nad stroną internetową albo trzymać ją na serwerze, który sam pilnuje aktualizacji i kopii.

Czym jest panel CMS

Panel CMS to po prostu miejsce, w którym się logujesz, żeby zmienić treść. Zwykle jest to osobny adres (na przykład twojafirma.pl/panel) chroniony loginem i hasłem. Dobry panel dla małej firmy powinien spełniać jeden warunek: dasz radę z niego skorzystać bez instrukcji i bez strachu, że coś zepsujesz.

Tu leży najczęstsze rozczarowanie. Panel WordPressa jest rozbudowany, bo musi obsłużyć zarówno bloga, jak i sklep z tysiącem produktów. Właściciel warsztatu, który chce tylko zmienić numer telefonu, dostaje kilkanaście zakładek, powiadomienia o aktualizacjach wtyczek i edytor blokowy z dziesiątkami opcji. Efekt jest zawsze ten sam: nie dotyka go i dzwoni do wykonawcy. Dlatego przy prostych stronach firmowych sensowniejszy bywa panel ograniczony do tego, co realnie zmieniasz.

Co to jest headless CMS

Headless CMS to system, który zarządza wyłącznie treścią i nie odpowiada za wygląd strony. Treść trzyma w bazie i wydaje ją przez API, a to, jak zostanie wyświetlona, jest sprawą osobnej warstwy. Zaletą jest wydajność i możliwość wysyłania tej samej treści w wiele miejsc naraz: na stronę, do aplikacji mobilnej, na ekrany w salonie.

Dla małej firmy jest to rozwiązanie z innej półki. Headless ma sens, gdy masz kilka kanałów i zespół, który to obsłuży. Jeśli prowadzisz gabinet albo firmę budowlaną, headless CMS jest odpowiedzią na pytanie, którego nie zadałeś, i podnosi koszt strony bez żadnego zwrotu.

Rodzaje CMS: co wybrać do strony firmowej

Czy mała firma potrzebuje CMS-a

Potrzebujesz możliwości edycji treści. Nie potrzebujesz rozbudowanego systemu. To rozróżnienie oszczędza sporo pieniędzy, bo w wielu ofertach "profesjonalny CMS" jest pozycją, która podnosi cenę, a w Twoim przypadku obsłuży trzy zmiany rocznie.

Sprawdź to na sobie. Wypisz, co realnie zmienisz na stronie w ciągu roku: pewnie cennik, godziny otwarcia, kilka zdjęć realizacji, może opis nowej usługi. Jeśli lista mieści się na jednej kartce, wystarczy prosty panel. Jeśli planujesz publikować blog firmowy i wypuszczać dwa artykuły miesięcznie, pełny CMS zaczyna się bronić. Jeśli chcesz sprzedawać online, potrzebujesz systemu sklepowego, a to już inna rozmowa i inny budżet, opisany w tekście o tym, ile kosztuje sklep internetowy.

Na co uważać przy CMS w ofercie na stronę

Po pierwsze: pytaj, czyj jest system. Niektórzy wykonawcy stawiają stronę na własnym, zamkniętym CMS-ie, którego nie da się przenieść nigdzie indziej. Dopóki płacisz, wszystko gra. Gdy chcesz zmienić firmę, okazuje się, że strony nie da się zabrać ze sobą i trzeba ją robić od zera. Zawsze pytaj: czy mogę przenieść tę stronę do innego wykonawcy i co dokładnie dostaję.

Po drugie: pytaj, czy dostęp do panelu i do domeny jest Twój. Domena powinna być zarejestrowana na dane Twojej firmy, o czym piszę szerzej w tekście o tym, co to jest domena i hosting. Po trzecie: pytaj, kto aktualizuje wtyczki. Jeśli nikt, to znaczy Ty, a jeśli nie Ty, to znaczy nikt.

Po czwarte: nie kupuj CMS-a "na zapas". Argument "w przyszłości będzie Pan mógł..." przegrywa z prostym pytaniem: czy w ciągu najbliższych dwóch lat faktycznie będę to robił. Zwykle odpowiedź brzmi nie, a płacisz od razu.

Jak to robimy u nas

W naszych stronach panel edycji treści jest w standardzie i jest celowo prosty: zmieniasz teksty, zdjęcia, cennik i dane kontaktowe, a nie masz gdzie się pomylić. Strona nie stoi na dziesięciu wtyczkach, które trzeba pilnować, więc nie generuje długu technicznego. Jeśli potrzebujesz pełnego systemu, bo planujesz bloga albo sklep, mówimy to wprost i wyceniamy, ale nie sprzedajemy rozbudowanego CMS-a firmie, która zmieni na stronie trzy zdania rocznie. Więcej o tym, jak dobieramy zakres do skali firmy, przeczytasz na stronie strona internetowa dla małej firmy, a pełne widełki kosztów znajdziesz w tekście ile kosztuje strona internetowa. Rozbudowany CMS z redakcją i wieloma autorami jest z kolei fundamentem zupełnie innego rodzaju serwisu, co porównujemy w tekście portal a strona internetowa.